Wer selbstständig ist, arbeitet selbst und ständig. Dieser Slogan trifft durchaus zu. Genau deswegen lohnt es sich besonders, als Selbstständiger – egal ob mit oder ohne Angestellten und Arbeiter – sein Zeitmanagement professionell zu gestalten. So bleibt selbst in Stoßzeiten Stress aus, nichts wird vergessen, der Tagesablauf durchdacht strukturiert. Bei modernen Programmen zur Zeitplanung können weitere arbeitserleichternde Schritte als Baukastensystem integriert werden.
Die Vielfalt macht das ideale Zeitmanagement
Natürlich kann man sich auf die hergebrachte Agenda verlassen, auf den Wandkalender und Excel. Effizienter wird das Zeitmanagement jedoch, wenn es mit einer App auf dem Handy oder dem speziellen Programm an Rechner und Laptop durchgeführt wird. Vor der Auswahl eines Programms heißt es aber zu überlegen, was das Hilfsmittel alles können soll.
Freiberuflern und Einzelunternehmern mag ein einfaches Kalendarium ausreichen. Wenn dieses sich dann noch per Smartphone, Laptop und Rechner jederzeit abrufen, ergänzen und synchronisieren lässt, ist ein wichtiger Schritt getan. Bereits mehr Komfort bieten Online-Notizbücher, die neben einem Kalendarium auch die Möglichkeit für individuelle Register oder Sprachaufnahmen aufweisen. Einfacher wird aber die Zuordnung mit einem System, das nicht nur die Notizen, Termine und Fristen fein säuberlich listet. Für eine vernünftige Kalkulation und Abrechnung mit den Kunden sind Programme gut, bei denen der stundenmäßige Arbeitsaufwand dem jeweiligen Auftraggeber zugeordnet werden kann.
Zeitersparnis und Arbeitserleichterung
Nicht vergessen werden darf, die administrativen und organisatorischen Arbeiten in das Zeitmanagement einfließen zu lassen. Akquise, Buchführung oder deren Vorbereitung und Rechnungswesen müssen genau so wie Telefonate und das Schreiben von Rechnungen in die Zeiterfassung und die Kalkulation eines Stundensatzes eingerechnet werden. Wenn eine App oder ein Programm diese Trennung vornimmt, beispielsweise durch einen Aktivitätstracker, ist dies der nächste Schritt an Zeitersparnis.
Die Auswahl an geeigneter Software ist hier bereits auf dem Freeware-Markt beachtlich. Mehr Funktionen erhält man gegen Aufpreis. Modulsysteme sind generell empfehlenswert, denn hier lässt sich spielend leicht aufbauen, wenn sich durch einen wachsenden Betrieb höhere Anforderungen an das Zeitmanagement stellen. Mehrere Benutzer müssen nun in das Programm einsteigen können, die Kundenverwaltung wird vom reinen Adressbuch auf die kompletten Daten ausgeweitet. Die Möglichkeit, die Rechnung an den Kunden ebenfalls über diese Software erstellen zu können, schließt den Arbeitslauf ab.
Angebundene Programme für umfassendes Zeitmanagement
Kann bei einem Ein-Mann-Unternehmen noch eine kostenlose Software ausreichen, so wachsen mit steigender Mitarbeiterzahl auch die Anforderungen an ein Programm. Für Betriebe mit mehreren Mitarbeitern lohnt sich Software, die nicht nur auf die Kundenerfassung ausgerichtet ist, sondern über Möglichkeiten zur Stundenverwaltung und Leistungsaufzeichnung verfügt. Jetzt kommen Bausteine wie gemeinsame Dokumentenverwaltung ins Spiel, integrierte E-Mail-Funktion oder Activity Streams werden interessant. Gantt-Charts und Reporting sind weitere wichtige Funktionen, die Online-Zeitmanagement zum funktionstüchtigen Werkzeug machen.
Dass Programme nicht nur für alle gängigen Betriebssysteme erhältlich sind, sondern sich in bereits bestehende IT-Systeme integrieren lassen, ist eine Selbstverständlichkeit. Ideal für mehrere Teilnehmer am Zeitmanagement haben sich Cloud-Systeme erwiesen. Jeder hat zu allen Zeiten Zugang auf Termine, Projekte und weitere Daten. Lassen sich dann noch verschiedene Berichte erstellen, kann in Teambesprechungen oder Kundengesprächen gezielt auf einzelne Punkte eingegangen werden, was mehr Übersichtlichkeit und somit eine weitere Zeitersparnis mit sich bringt. Ausgereifte und umfangreiche Lösungen weisen sogar die Möglichkeiten zu Chat-Diskussionen und Videokonferenzen auf.
Ganz ohne Selbstmanagement wird aber das beste Zeitmanagement nicht funktionieren. Die Software kann viel an Arbeit abnehmen, die geeignete Auswahl, die Integration von Zeiterfassung und Co. in den Arbeitsalltag braucht zumindest anfangs Disziplin und Übung.
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