Viele Verbraucher kennen das Problem: Irgendwo in einer Ecke im Regal oder in einem Bücherschrank stapeln sich Papiere, darunter längst bezahlte Rechnungen, Quittungen, Versicherungsschreiben und vieles andere mehr. Längst sollten sie in einen Ordner einsortiert sein, doch immer wieder wird diese unliebsame Aufgabe verschoben. Tatsächlich gibt es für die verschiedenen Papiere Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen, sodass es sich lohnt, Ordnung in das Chaos zu bringen.
Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen: Lebenslange Aufbewahrung
Es gibt Unterlagen, die Sie ein Leben lang aufbewahren sollten. Dazu gehören standesamtliche Urkunden, zum Beispiel die Geburtsurkunde, die Heiratsurkunde oder Sterbeurkunden von Angehörigen. Zumindest für die Dauer der Berufstätigkeit sollten Schulzeugnisse, Hochschulzeugnisse sowie Nachweise über Berufsabschlüsse und Weiterbildungen an einem sicheren Ort gelagert werden. Gleiches gilt für Unterlagen, die Ihren beruflichen Werdegang dokumentieren, nämlich Arbeitsverträge, Kündigungen, Sozialversicherungsnachweise und Gehaltsabrechnungen.
Diese Unterlagen sind die Grundlage für die Berechnung und die Höhe des Rentenanspruchs. Deshalb sollten sie so lange in Ihrem Besitz bleiben, bis der gesetzliche Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist. Insoweit sind auch Bescheinigungen über Arbeitslosengeld und Krankengeld von Bedeutung. Auch ärztliche Gutachten, Röntgenbilder sowie weitere medizinische Nachweise sind wichtige Unterlagen, die immer griffbereit sein sollten. Das gilt auch für Nachweise über Wohneigentum, zum Beispiel ein eigenes Haus oder eine Eigentumswohnung, sowie für Grundstückseigentum.
Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen: Rechnungen und Kaufbelege
Die Aufbewahrungsfristen von Privatpersonen in Bezug auf Rechnungen und Kaufbelege ist abhängig davon, für welchen Zweck sie benötigt werden.
- Belege für teure Anschaffungen, zum Beispiel für Mobiliar oder für technische Geräte, sind dauerhaft aufzubewahren. Im Falle eines Einbruchs oder Brandes können Sie jederzeit gegenüber der Hausratversicherung Beweise vorliegen, mit deren Hilfe die Schadenshöhe ermittelt werden kann. Auch Bildnachweise sind im Versicherungsfall hilfreich.
- Kommen Sie durch ein fehlerhaftes Produkt zu Schaden, zum Beispiel durch einen defekten Herd, greift die Produkthaftung. Als Kunde haben Sie unter bestimmten Voraussetzungen bis zu 10 Jahre Anspruch auf Schadenersatz und Schmerzensgeld. Deshalb sollten Sie Rechnungen und Kaufbelege für Elektro- und Sportgeräte sowie für Werkzeug entsprechend lange aufbewahren.
- Für nahezu alle Rechnungen gilt eine Verjährungsfrist von drei Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem die Sache beziehungsweise das Produkt gekauft wurden. Deshalb sollten Sie Zahlungsbelege sowie Kontoauszüge mindestens für die Dauer von drei Jahren aufbewahren. Die meisten privat gekauften Sachen haben außerdem eine Gewährleistung von zwei Jahren, sodass Sie innerhalb dieser Frist Mängel reklamieren können. Auch dafür brauchen Sie Kassenbons, Kaufverträge, Rechnungen und Belege, um entsprechende Nachweise führen zu können. Gilt eine Herstellergarantie von zwei oder mehr Jahren, brauchen Sie für einen Garantieanspruch ebenfalls Rechnungen oder Kaufbelege. Für technische Geräte kann die Garantiezeit gegen einen Aufpreis verlängert werden. Dementsprechend sollten Sie auch die schriftlichen Nachweise länger aufbewahren.
Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen: Steuerunterlagen
Während Aufbewahrungspflichten für Selbstständige und Gewerbetreibende gesetzlich geregelt sind, gibt es für die Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen nur ab einer bestimmten Einkommenshöhe gesetzliche Vorgaben. Als Steuerzahler können Privatpersonen zum Beispiel Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Das Finanzamt kann im Rahmen der Steuererklärung Kaufbelege, Rechnungen und Kontoauszüge zur Prüfung anfordern. Deshalb sollten Sie die Unterlagen mindestens bis zum Eintreffen des Steuerbescheids aufheben. Empfehlenswert ist jedoch eine Frist von vier Jahren, wobei Belege rund um das Haus – Handwerkerleistungen, Bauleistungen, Planungsleisten und Reinigungsarbeiten – zwei Jahre aufbewahrt werden müssen. Eine Besonderheit gilt für Einkünfte von 500.000 Euro und mehr nach Abzug der Werbungskosten. Für diese Steuerunterlagen mit sämtlichen Belegen gilt eine Aufbewahrungspflicht von sechs Jahren. Für die Aufbewahrung von Kontoauszügen wird eine Frist von vier Jahren empfohlen. Allerdings werden beim Onlinebanking inzwischen alle Dokumente unbefristet archiviert.
Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen: Verträge und Versicherungspolicen
Auch nach einem Wohnungswechsel sollten Sie den alten Mietvertrag, Nebenkostenabrechnungen, die Kautionsquittung oder die Police über die Mietkautionsversicherung sowie das Übergabeprotokoll mindestens drei Jahre aufheben, auch wenn bis dahin für beide Parteien keine rechtlichen Ansprüche mehr bestehen. Die Geltungsdauer für Versicherungspolicen, Sparpläne und Verträge ist auf die jeweilige Laufzeit begrenzt. Das bedeutet, dass sich die Aufbewahrung im Falle einer Kündigung oder Beendigung erledigt hat.
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