Die Erfassung der Arbeitszeit kann sowohl für den Arbeitnehmer als auch für den Arbeitgeber vorteilhaft sein. Grundlage der Zeiterfassung im beruflichen Kontext ist dabei das Arbeitszeitgesetz, das zurzeit vom Bundesarbeitsministerium überarbeitet wird. Doch nicht jeder ist zufrieden. Kann die Arbeitszeiterfassung in der modernen Arbeitskultur mit Homeoffice und dergleichen überhaupt funktionieren? In diesem Beitrag gehen wir auf dieses Thema ein und beantworten einige relevante Fragen. Außerdem werfen wir einen Blick auf elektronische Zeiterfassungssysteme und ihre Eigenschaften.
Sinnvoll oder nicht? Vor- und Nachteile der Arbeitszeiterfassung
Das deutsche Arbeitszeitgesetz wurde 1994 verfasst und zuletzt im Jahr 2020 geändert. Sein Zweck besteht darin, die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer in der Bundesrepublik zu sichern und im Rahmen der flexiblen Arbeitszeiten für gute Bedingungen zu sorgen. Darüber hinaus widmet sich das Gesetz den Sonntagen und den staatlich anerkannten Feiertagen in Bezug auf die Arbeitsruhe der Arbeitnehmer. Wichtige Inhalte des Arbeitszeitgesetzes befassen sich mit der maximalen Arbeitszeit und der Länge der Ruhepausen.
Das Bundesarbeitsministerium arbeitet zurzeit an einer Reform des Gesetzes. Es wurde bereits ein Entwurf erstellt, der in der Regierung diskutiert wird. In diesem Entwurf wird der Zeiterfassung am Arbeitsplatz große Aufmerksamkeit entgegengebracht. Das Ministerium plant eine elektronische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, wobei diese Aufzeichnung noch am selben Tag erfolgen soll. Es sind einige Ausnahmen für die sogenannte digitale Stechuhr vorgesehen. So sollen kleine Betriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern keine Arbeitszeiterfassung durchführen müssen.
Hintergrund der Reform ist das Problem, dass viele Arbeitnehmer nach Ende der regulären Arbeitszeit noch kleinere Aufgaben durchführen, die bisher kaum erfasst werden. Dazu zählen unter anderem berufliche Telefonate nach Feierabend. Mit der elektronischen Zeiterfassung können Arbeitnehmer solche Zusatzaufgaben leicht aufzeichnen, was es für sie vereinfacht, ihre Rechte durchzusetzen. Arbeitgeber profitieren ebenfalls von der Zeiterfassung, etwa wenn der Arbeitnehmer während der Arbeit ein privates Telefonat führt und diese Zeit nicht als Arbeitszeit angerechnet wird. Die Reform kommt also beiden Seiten zugute.
Was können elektronische Zeiterfassungssysteme?
Zurzeit verändert sich die Arbeitskultur drastisch. Immer mehr Menschen arbeiten im Homeoffice oder in Arbeitszeitmodellen, in denen flexible Arbeitszeiten üblich sind. Dabei stellt sich die Frage, wie die Zeiterfassung hier realistisch umsetzbar ist. Die einfachste Lösung ist die elektronische Arbeitszeiterfassung per App oder einer webbasierten Software. Sie spart auch Zeit, da man sich nur einloggen muss, um die Arbeitszeit zu erfassen. Kritiker weisen jedoch darauf hin, dass diese Informationen eventuell nicht sicher sind. Eine große Aufmerksamkeit kommt dem Datenschutz zu. Auch gilt es, die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Doch der Erfahrung nach lassen sich hier gute Lösungen finden.
Die Arbeitszeiterfassung mit einem modernen elektronischen Zeiterfassungssystem ist einfach, sicher und zuverlässig. Mit einer App oder einer webbasierten Lösung ist eine flexible Nutzung jederzeit möglich. Die einzigen Voraussetzungen dafür sind, dass der Arbeitnehmer beim Zeiterfassen über ein Endgerät (etwa ein Smartphone, Tablet oder Laptop) und gegebenenfalls über einen Internetzugang verfügt. Das macht die Zeiterfassung ortsunabhängig. Da immer mehr Menschen an verschiedenen Orten arbeiten, stellen elektronische Zeiterfassungssysteme für sie eine optimale Lösung dar. Ein Beispiel: Ein Arbeitnehmer, der gleichzeitig im Homeoffice und im Außendienst tätig ist, kann mit einer Smartphone-App problemlos die Arbeitszeit erfassen.
Wer auf der Suche nach einem Tool für die Zeiterfassung ist, findet bereits eine erstaunliche Auswahl aus verschiedenen Programmen. Beispiele für Zeiterfassungssysteme sind Timemaster, Awork, Clockodo und Clockin. Auch Flexstaff ist ein zuverlässiges Programm für die Arbeitszeiterfassung. Mit dieser Software lassen sich alle relevanten Zeiten festhalten: von Arbeitszeiten über Urlaubszeiten und Überstunden kann der Arbeitnehmer alle Arbeitszeiten eintragen. Auch sonstige Abwesenheitszeiten lassen sich separat erfassen. Flexstaff bietet zudem volle Flexibilität und ist darüber hinaus datenschutzkonform
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