Ein anstehendes Meeting ist meist eine unangenehme Angelegenheit für alle Beteiligten. Es stört häufig die wichtigen Aufgaben, die es zu erledigen gilt, ein Meeting dauert oft zu lange und am Ende einer Besprechung wären dann auch die letzten Klarheiten restlos beseitigt. Das Resultat aus derartigen Zusammenkünften: Die Motivation ist gleich Null, das Arbeitsklima leidet nachträglich und kostbare Zeit ist sinnlos verstrichen. Dieser Verlauf ist häufig vorhersehbar und die Einstellung zu einem Meeting dementsprechend. Doch – es geht auch anders! Schon beim Meeting vorbereiten kann einer solchen Entwicklung erfolgreich vorgebeugt werden.
Konstruktiv ein Meeting vorbereiten
Was ist bei einem Meeting noch schlimmer, als endlose Diskussionen, ohne wirklich wichtige Punkte klären zu können? Schweigen! Dieser Problematik wirkt im Vorfeld eine lockere und angenehme Atmosphäre entgegen. Wer ein Meeting vorbereiten möchte, sollte in erster Linie für eine passend ausgestattete Räumlichkeit sorgen.
Mit folgenden Maßnahmen entsteht aus jedem Raum ein Besprechungszimmer, in welchem sich eine angenehme Atmosphäre ausbreitet:
- nach Möglichkeit die Temperatur zwischen 20 und 24 Grad Celsius halten
- im Vorfeld gut durchlüften
- ordentliches und geordnetes Gesprächsumfeld
- möglichst einfließendes Tageslicht
- ausreichend Platz für jeden Teilnehmer ( pro Teilnehmer mindestens 5 qm )
- bequeme und angenehme Sitzgelegenheiten
- keine äußeren Störgeräusche, keine Hall – Effekte, gute Akustik
- ansprechende, leichte Raumdekoration
- Equipment für ansprechende und gut sichtbare Visualisierung wichtiger Punkte
Die alleinige räumliche Ausstattung genügt jedoch nicht, um ein gutes Meeting vorbereiten zu können. Auch jeder Teilnehmer benötigt ein gewisses Zeitfenster, um sich auf eine wichtige Besprechung einstimmen zu können. Hierbei helfen kleine – die Teilnehmer einbeziehende – Rituale, wie beispielsweise Kugelschreiber und Notizzettel, Informationsmaterial oder vorhandene Getränke austeilen lassen.
Die Moderation – ein wichtiges Detail
Möchte ein Unternehmen, eine Abteilung, ein Team oder eine einzelne Person ein Meeting vorbereiten, dann besitzt die Moderation dabei einen ganz besonderen Stellenwert – und dies aus mehreren Gründen. Grundsätzlich gilt: Jeder kann die Moderation eines Meetings übernehmen, denn der Grund einer Moderation liegt nicht darin, Entscheidungen zu verkünden oder zu treffen, sondern die Entscheidungsfindung sinnvoll zu steuern. Wenige klare Regeln werden im Vorfeld für die Gesprächsführung festgelegt und innerhalb eines Teams oder einer Abteilung mit allen Beteiligten besprochen. Da eine Moderation dem Gruppenprozess dienen soll und zudem in speziell zusammengestellten Teams meist jeder Teilnehmer eine hohe Mitverantwortung bei Entscheidungen trägt, ist es in diesen Fällen wichtig, sich bei der Moderation oder Protokollführung abzuwechseln. Dies kann nach unterschiedlichen Methoden erfolgen, beispielsweise alphabetisch oder bei einer „eingespielten“ Sitzordnung der Reihe nach. Auf diese Weise werden Macht-Rangeleien unterbunden, innerhalb einer Teams Kompetenzen aufgebaut und der gedankliche Austausch auf gleicher Ebene gewährleistet.
Soll hingegen jemand ein Meeting vorbereiten, bei welchem sich hierarchieübergreifende Teams zusammenfinden oder aber die anstehenden Themen emotional sehr bewegende Reaktionen bei vielen Teilnehmern hervorrufen können, kann es einer konstruktiven Atmosphäre dienen, die Moderation jemandem zu übertragen, der nicht Teil eines betroffenen Teams, des jeweiligen Unternehmens oder einer anzusprechenden Gruppe ist.
Meetings fair, ohne Missverständnisse und effektiv steuern
Es genügt nicht nur, ein Meeting vorbereiten zu können – auch die Gesprächsführung bedarf einiger Grundsätze, um Besprechungen gewaltlos, fair, für jeden verständlich und entscheidungsorientiert ablaufen zu lassen.
Um auf diese Weise ein Meeting steuern zu können, sollte sich die Moderation möglichst an folgenden Punkten orientieren:
- positive Formulierungen verwenden
- Vorstellungen und Wünsche klar und als Bitte formulieren, evtl. konkrete Personen ansprechen
- zeitnahe Ausführungsmöglichkeiten berücksichtigen
- Fragen so formulieren, dass ausschließlich mit verbindlichen Aussagen, Zu – oder Absagen geantwortet werden kann
- tatsächliche und realistische Entscheidungsfreiheiten einräumen
Unklare oder allgemein geäußerte Vorstellungen, Wünsche oder Anliegen wirken unverbindlich und verpuffen meist nach ihrer Äußerung, ohne ein konkretes Ergebnis erzielen zu können. Daher ist es wichtig, geeignete Personen möglichst direkt anzusprechen, einen bestimmten Personenkreis unmissverständlich um Stellungnahme zu bitten und / oder Anliegen / Fragen mit konkreten Fakten zu äußern, wie beispielsweise benötigte Personenzahl, Zeitpunkt einer Aktion oder konkrete Vorstellungen zum Ablauf einer Sache. Die Frage, ob allgemein alles verstanden wurde, sollte in dieser Form nie gestellt werden und erübrigt sich auf Grund klarer Gesprächsführung meist ohnehin. Einer Bitte hingegen, bei Unverständnis einer Sache Fragen zu stellen, wird häufig gern entsprochen.
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