Der Datenschutz spielt in Unternehmen eine wichtige Rolle. Schließlich müssen Firmen- und Kundendaten, Umsatzzahlen oder interne Informationen vor dem Zugriff Unberechtigter geschützt werden. Deshalb ist ein Datenschutzbeauftragter im Unternehmen unerlässlich.
Geregelt ist der Datenschutz im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Der Gesetzgeber hat mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einen Rahmen geschaffen, damit Unternehmensdaten entsprechend geschützt werden können. Eine der wichtigsten Regelungen ist die Bestellung des Datenschutzbeauftragten. Alle Unternehmen, die mehr als fünf Arbeitnehmer beschäftigen und zu deren Aufgabe die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gehört, sind verpflichtet, einen entsprechenden Beauftragten zu bestellen. Zu den personenbezogenen Daten gehören Arbeitnehmer- oder Kundendaten. Als Datenschutzbeauftragter kann ein Mitarbeiter oder ein externer Berater bestellt werden. Neben den Unternehmen haben auch die Bundesländer sowie alle öffentlichen Einrichtungen jeweils einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen.
Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten
Zu den Tätigkeiten des Angestellten gehört zuerst die Kontrolle der Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Darunter fallen zum Beispiel die Überwachung der im Unternehmen eingesetzten Software, die beratende Mitwirkung bei der Personalauswahl und die regelmäßige Schulung der Mitarbeiter. In bestimmten Fällen kann sich der Datenschutzbeauftragte an die dafür zuständige staatliche Aufsichtsbehörde wenden. Diese Behörde kontrolliert im Gegenzug die Arbeit des Mitarbeiters.
Ein Datenschutzbeauftragter wird direkt von der Geschäftsführung des Unternehmens bestellt
Die Bestellung des Mitarbeiters darf nur durch den Vorstand oder die Geschäftsführung des Unternehmens vorgenommen werden. Die Bestellung erfolgt über eine sogenannte Bestellungsurkunde, die ausschließlich mit rechtskräftigen Unterschriften Bestandskraft erlangt. Die Bestellung muss der staatlichen Aufsichtsbehörde angezeigt werden. Ein Datenschutzbeauftragter arbeitet weisungsfrei. Er ist direkt der Geschäftsleitung unterstellt, wobei diese ihm ebenfalls keine Weisungen erteilen darf.
Mitarbeiter muss hohe Fachkunde und Zuverlässigkeit aufweisen
Ein Datenschutzbeauftragter muss eine hohe fachliche und persönliche Zuverlässigkeit aufweisen. Wichtig ist ebenfalls, das bei der Ausübung der Funktion kein Interessenkonflikt besteht. Hat die Person ein eigenes Interesse am Unternehmen, weil sie beispielsweise Geschäftsführer oder Teilhaber ist, würde dies bereits als Konflikt gelten. Ebenfalls wichtig ist die regelmäßige Weiterbildung des Datenschutzbeauftragten. Dafür hat ihm der Arbeitgeber die Teilnahme an entsprechenden Veranstaltungen zu ermöglichen.
Die Dauer der Bestellung des Datenschutzbeauftragten
Gewöhnlich wird ein interner Datenschutzbeauftragter für fünf Jahre bestellt. In einigen Bundesländern beträgt die Frist drei Jahre. Eine kürzere Bestellung ist unüblich, da der Datenschutzbeauftragte seine Arbeit unter Umständen sonst nicht fachgerecht erledigen kann. Eine Entlassung oder Abbestellung des Mitarbeiters ist nur unter Umständen, die in der Person liegen, möglich. Aus zwingendem Grund kann die Bestellung dann widerrufen werden. In diesen Fällen gilt nicht das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sondern das BGB. Für die Abbestellung ist die Aufsichtsbehörde zuständig.
Die Arbeit des Datenschutzbeauftragten im Einzelnen am Beispiel eines Unternehmens
Die Prüfung auf Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen in einem Unternehmen erfolgt von außen nach innen. Das bedeutet, dass bereits ab Werktor geeignete Maßnahmen zu ergreifen sind. Dazu gehört beispielsweise die Zugangskontrolle in Form einer elektronischen Zugangskarte oder anderer geeigneter Ausweise. Die Erfassung des Istzustandes von EDV und Netzwerk des Betriebes gehört ebenfalls zum Aufgabenspektrum eines Datenschutzbeauftragten. Hierzu arbeitet dieser mit dem Bereich IT zusammen. Er lässt sich von den Mitarbeitern die entsprechenden Kennzahlen zusammenstellen. Die ermittelten Kennwerte sowie entsprechende Empfehlungen zur Verbesserung präsentiert ein Datenschutzbeauftragter anschließend vor der Geschäftsführung des Unternehmens. Zur Umsetzung der festgestellten Verbesserungen dienen Handbücher. Die darin festgelegten Abläufe müssen von den internen Bereichen umgesetzt und eingehalten werden. Ein Datenschutzbeauftragter steht Mitarbeitern für Fragen zur Verfügung. Benötigen diese eine Beratung, können sie sich bei ihm entsprechend informieren und beraten lassen.
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