Unter einer Arbeitsplatzbeschreibung versteht man die ausführliche und detaillierte Beschreibung aller Tätigkeiten, die im Rahmen dieser Tätigkeit auf der einzelnen Stelle im Unternehmen erbracht werden müssen. Der Stelleninhaber ist dazu verpflichtet, diese Aufgaben entsprechend auszuführen. Arbeitsplatzbeschreibungen sind fester Bestandteil des Organigramms eines Unternehmens. In einer Stellenbeschreibung werden auch die Überordnung zum Vorgesetzten und die eventuelle Unterordnung anderer Mitarbeiter bei Leitungsfunktionen festgehalten.
Der Aufbau einer Arbeitsplatzbeschreibung
Beim Aufbau ihrer Arbeitsplatzbeschreibungen sind Unternehmen weitestgehend frei. Hier gibt der Gesetzgeber keinerlei Standards vor. Dennoch gibt es eine gewisse Form, der alle Stellenbeschreibungen folgen. Als Erstes wird die Bezeichnung der Stelle benannt. Dann folgen organisatorische Punkte, wie beispielsweise die Organisationseinheit, die Kostenstelle und andere Merkmale. Dazu gehören auch die erforderlichen Qualifizierungen sowie die Eingruppierung der Mitarbeiter.
In einem größeren Textfeld steht dann die eigentliche Arbeitsplatzbeschreibung. Diese kann mal mehr, mal weniger ausformuliert sein. Um etwaige Unklarheiten zu ähnlichen Stelleninhabern oder gar Überschneidungen von Tätigkeiten zu vermeiden, sollten Unternehmen jedoch darauf achten, die jeweilige Arbeitsplatzbeschreibung gegenüber anderen Stellenbeschreibungen genau abzugrenzen.
Sehr oft sind in Firmen mehrere Mitarbeiter mit ein- und derselben Stellenbeschreibung beschäftigt. Organigramme bilden hier eine sehr übersichtliche und detaillierte Möglichkeit der Darstellung.
Die einzelnen Punkte einer Arbeitsplatzbeschreibung im Überblick
- genaue Stellenbezeichnung, also ‚Gruppenleiter Bereich Organisation‘ oder ‚Mitarbeiter Wareneingang‘
- Name des Mitarbeiters
- direkter Vorgesetzter
- Kostenstelle
- Kontaktdaten, jeweilige Telefonnummer, Raumnummer
- Bereich oder Organisationseinheit
- eventueller Vertreter im Krankheitsfall oder bei Urlaub
- fachliche Anforderungen
- ausführliche Stellenbeschreibung in Sätzen oder Stichpunkten
- Kompetenzen
- Höhe der eventuellen Budgetverantwortung
- Gehalt oder Lohn in Tarifgruppen
- Name und Standort des Unternehmens
- Ansprechpartner, der für die inhaltliche Umsetzung der Arbeitsplatzbeschreibung zuständig ist
- eventueller Ansprechpartner bei technischen Störungen
Priorisierung der Aufgaben
Eine Stellenbeschreibung umfasst die Nennung der Haupt- und Nebentätigkeiten. Deshalb ist es sinnvoll, die Reihenfolge der Aufgaben nach ihrer Priorität zu ordnen. Bei einem ‚Mitarbeiter Wareneingang‘ sehen die wichtigsten Tätigkeiten meist so aus:
- Be- und Entladen der Fahrzeuge am Wareneingang
- Wareneingangsprüfung und Erfassung im internen Wareneingangssystem
- Ein- beziehungsweise Auslagerung der Waren mittels Gabelstapler oder anderer geeigneter Fahrzeuge
Dazu können je Unternehmen weitere Nebentätigkeiten kommen.
Das können im Beispiel des ‚Mitarbeiters Wareneingang‘ folgende Aufgaben sein:
- Qualitätskontrolle der eingehenden Waren
- Auspacken der Ware
- Einweisung von Auszubildenden oder Praktikanten
Mitwirkung bei der Erstellung neuer Arbeitsplatzbeschreibungen
Nicht immer sind in Unternehmen Arbeitsplatzbeschreibungen vorhanden. Gerade bei neu geschaffenen Stellen oder Umstrukturierungen müssen die Beschreibungen meist erst erstellt werden. Bei der Mitwirkung der jeweiligen Arbeitsplatzbeschreibung kommt dem einzelnen Mitarbeiter eine besondere Aufgabe zu. Im Auftrag der Personal- oder Organisationsabteilung oder dem des Vorgesetzten erfasst er die einzelnen Tätigkeiten über einen definierten Zeitraum hinweg. Es ist auch möglich, dass ihm dafür ein Mitarbeiter der Organisation zur Seite gestellt wird. Dieser hält neben den einzelnen Aufgaben auch die dafür benötigte Zeit fest. So lässt sich neben der Arbeitsplatzbeschreibung feststellen, ob es sich um eine Ganz- oder Halbtagsstelle handelt.
Die Vorteile einer Arbeitsplatzbeschreibung
Für den einzelnen Mitarbeiter ergeben sich durch die Stellenbeschreibung eine Reihe an Vorteilen. Er hat Handlungssicherheit sowie detaillierte Kenntnisse über die Anforderungen, die an ihn als Inhaber gestellt werden. Er kennt seine Eingruppierung und kann aus dieser sowie seinen Tätigkeiten ableiten, welche Leistungen für eine eventuelle Höhergruppierung erforderlich sind. Eine Arbeitsplatzbeschreibung schützt ihn außerdem davor, eventuell niedrigere als die beschriebenen Tätigkeiten annehmen zu müssen und dadurch unter Umständen in eine niedrigere Gehaltsstufe zu gelangen.
Die Rolle des Betriebsrates
Eine Mitwirkung des Betriebsrates bei der Erstellung einer Arbeitsplatzbeschreibung ist übrigens laut Gesetz nicht vorgeschrieben, da es sich bei den Stellenbeschreibungen lediglich um Funktionsbeschreibungen ohne bestimmt Richtlinien für die Auswahl geeigneter Mitarbeiter handelt. Bei dieser hat der Betriebsrat jedoch ein Anhörungs- oder sogar Mitbestimmungsrecht. Geregelt ist dies im Betriebsverfassungsgesetz.
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