Elektronische Personalakte – darauf müssen Unternehmen bei der Einführung achten

Die Gründe für die elektronische Personalakte können unterschiedlich sein. Ein sinnvoller Grund ist beispielsweise Mobilität, Flexibilität oder Platzersparnis. Manchmal geht es darum, auf ein papierloses Büro hinzuarbeiten. All diese Punkte führen zum Einsparen der Ausgaben, wodurch die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens steigt. Die Umstellung auf die digitale Personalakte kann jedoch nicht von heute auf morgen umgesetzt werden, sondern bedarf etwas Planung. Spezielle Unternehmen unterstützen die Umsetzung.

Inhalt der Personalakte

Im Hinblick auf den Inhalt der elektronischen Personalakte sind dieselben Aspekte zu beachten wie bei der klassischen Papierakte.

Dazu zählen unter anderem:

• Bewerbungsunterlagen und dazugehörende Bescheinigungen
• Arbeitsvertrag und eventuelle Aktualisierungen
• Werkschutzberichte
• Arbeitsunfallberichte
• Beurteilungen über Leistungen und Fähigkeiten
• Qualifizierungen, Zeugnisse und Fortbildungen
• Lohnsteigerungen und -änderungen
• Krankheit und Urlaub
• Darlehen und Pfändungen
• Mitgliedschaft im Betriebsrat
• sämtlicher Schriftwechsel
• Berichte über Bußen und interne Verfahren
• Abmahnungen und Kündigungen
• Arbeitszeugnis

Zustimmung vom Betriebsrat im Vorfeld einholen

Bei jeder grundlegenden Veränderung in einem Betrieb ist der Betriebsrat darüber zu informieren. Dies gilt nicht immer für die Digitalisierung der Personalakte, die im Netz gespeichert und somit mit dem entsprechenden Passwort theoretisch von überall zugänglich ist.

Gerade bei Branchen, die auf Mobilität setzen, ist dies ein deutlicher Fortschritt, da die Akten immer auf dem laufenden Stand gehalten werden und von verschiedenen Firmenstandorten oder unterwegs durch Befugte eingesehen werden können. Da bei der elektronischen Personalakte zu jedem Zeitpunkt Aktualisierungen möglich sind, lässt sich die elektronische Personalakte erweitern und anpassen. Zudem lässt sich viel Platz zur Aufbewahrung sparen, was bei Betrieben in kleinen Räumlichkeiten sehr hilfreich ist. Unabhängig von solchen Vorteilen darf der Betriebsrat sich darüber austauschen und diesem Vorhaben zustimmen oder es ablehnen. Die Entscheidung des Betriebsrates muss sich nicht auf die Umsetzung auswirken, allerdings empfiehlt es sich immer, diesem die Möglichkeit zur Äußerung einzuräumen.

Jedem Mitarbeiter muss die Möglichkeit zur Einsicht in die eigene Akte gegeben werden, was auch nach der Digitalisierung zu beachten ist. Rechtlich ist der Betriebsrat einzuschalten, wenn es um die technischen Belange der Umsetzung geht, denn die Daten der Mitarbeiter müssen stets sensibel behandelt werden. So kann der Betriebsrat den Mitarbeitern zur Seite stehen, wenn es um die Akteneinsicht geht, darf jedoch nicht eigenständig darauf zugreifen, so ein Urteil des Landesarbeitsgerichts Berlin-Brandenburg.

Elektronische Personalakte – Anbieter bewusst auswählen

Eine Digitalisierung der Personalakten sollte nicht von den Betrieben alleine umgesetzt werden. Neben der überall zugänglichen Speichermöglichkeit sind zur Sicherheit Backups dringend notwendig. Zudem sind andere Vorschriften zu erfüllen, die sich nicht unbedingt umsetzen lassen.

Mit Experten an der Seite wie der SAGA GmbH ist dies alles problemlos möglich. Um sich einen Einblick über die Leistungen und Erfahrungen des Dienstleisters zu machen, kann man die Webseite durchsuchen und u. a. die Liste der Referenzen nachlesen. Im Idealfall kann die Software durch den Anbieter direkt in die aktuelle Unternehmenssoftware integriert werden, was für die Zukunft keine großen Unterschiede in der Führung der Personalakte mit sich bringt. Das Softwareprogramm sollte über eine Benutzeroberfläche verfügen, die ansprechend und für die Verantwortlichen des Unternehmens leicht zu bedienen ist, was bei der SAGA GmbH gegeben ist.

Sicherheit, Transparenz, Seriosität und individuelle Anpassungsmöglichkeiten werden großgeschrieben und erleichtern sowohl den Umstieg auf die elektronische Personalakte als auch deren Führung. Technisches Know-how ist selbstverständlich vorhanden, was nicht zuletzt beim Einscannen der Akten und Dokumente von Vorteil ist. Zu guter Letzt sollte ein Blick auf die Kosten geworfen werden. Diese mögen erst einmal hoch sein, doch laufende Kosten entstehen so gut wie nicht.

Elektronische Personalakte – Sicherheitsaspekte

Die Sicherheit betrifft mehrere Bereiche, wenn es um die digitale Personalakte geht, allen voran die Übertragung sowie die Speicherung der Daten, die zu keinem Zeitpunkt von Dritten zugänglich sein dürfen. Die Datensicherheit ist ein Aspekt, welcher bereits bei der Abholung der Daten sehr ernst genommen wird, sodass beispielsweise auf eine Versiegelung geachtet wird. Die Bearbeitung und Änderung wird nur von Fachkräften übernommen, die streng nach den Sicherheitsregeln arbeiten und über eine kaufmännische Ausbildung oder mehr verfügen. Entsprechend des Budgets und der Größe des Betriebes werden unterschiedliche Produkte angeboten. Die Auswahl kann und soll alleine vom Betrieb getroffen werden und wirkt sich nicht auf die Einhaltung der Sicherheitsstandards aus.

Wichtig: Das Portal personal-wissen.net stellt lediglich eine allgemeine Informationsplattform dar. Konkrete Anfragen von Lesern können nicht beantwortet werden, da es sich dabei um Rechtsberatung handeln würde. Falls Sie eine individuelle Rechtsfrage haben sollten, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an die Rechtsabteilung Ihrer Firma. Vielen Dank für Ihr Verständnis.