Digitalisierung der Personalverwaltung: Die nützlichsten Tools im Überblick

In Zeiten von Fachkräftemangel und Personalnotstand ist es für Unternehmen entscheidend, beim Thema Personal die bestmögliche Performance zu bringen und sich dadurch positiv von der Konkurrenz abzuheben. Der Schlüssel dazu liegt in der Digitalisierung der Personalverwaltung und mit den richtigen Tools lässt sich diese Aufgabe wesentlich vereinfachen und effizient gestalten. In diesem Artikel stellen wir deshalb jene Tools vor, auf die Unternehmen auf keinen Fall verzichten sollten.

Die wichtigsten digitalen Tools für die Personalverwaltung

Digitale Tools erlauben es Unternehmen, ihre Personalprozesse zu optimieren und dadurch nicht nur eine Menge Zeit zu sparen, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen. Dabei geht es auch darum, die besten Talente für das Unternehmen zu gewinnen. Die folgenden Werkzeuge sollten dafür in keiner modernen Personalabteilung fehlen:

● Applicant Tracking Systems (ATS), die den gesamten Rekrutierungsprozess vereinfachen, indem sie Stellenanzeigen erstellen, Bewerbungen verfolgen und Kandidaten bewerten
● Zeit- und Anwesenheitssysteme, die die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen und Urlaubsanträge sowie Krankmeldungen effizient verwalten
● Gehaltsabrechnungssysteme, die den Abrechnungsprozess automatisieren und für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sorgen
● Digitale Personalakten, die eine zentrale Ablage für alle Mitarbeiterdokumente darstellen und den sicheren Zugriff auf wichtige Dokumente erlauben
● E-Learning-Plattformen, die die Weiterbildung der Mitarbeiter durch Online-Kurse, Webinare und Schulungsmaterialien unterstützen
● Mitarbeiter-Engagement-Plattformen, die die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter durch regelmäßige Umfragen und Feedbackschleifen fördern
Nachfolgend sehen wir uns diese Tools deshalb noch ein wenig genauer an.

Effizientes Recruiting mit Applicant Tracking Systems

Applicant Tracking Systems (ATS) sind spezialisierte Softwarelösungen, die den gesamten Rekrutierungsprozess vereinfachen. Sie ermöglichen es, Stellenanzeigen zu erstellen, Bewerbungen zu verfolgen und die Kandidaten systematisch zu bewerten. Zu den Hauptvorteilen zählen eine verbesserte Organisation der Bewerbungsdaten, die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und die erhöhte Transparenz im Auswahlprozess. Führende ATS-Tools wie Workday, Greenhouse und Lever enthalten umfassende Funktionen, die sowohl großen als auch kleinen Unternehmen helfen, die besten Talente zu gewinnen und den Rekrutierungsprozess zu optimieren.

Präzise Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle

Mit digitalen Zeit- und Anwesenheitssysteme lassen sich die Arbeitszeiten der Mitarbeiter genau erfassen und Urlaubsanträge sowie Krankmeldungen einfach verwalten. Sie verringern aber nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern minimieren auch mögliche Fehler in der Zeiterfassung. Zudem schaffen sie Transparenz und gewährleisten eine bessere Planung von Ressourcen und Arbeitszeiten. Bekannte Anbieter wie Clockodo, TimeTac und ZEP offerieren umfassende Lösungen, die sowohl für kleine als auch große Unternehmen geeignet sind und auch in bestehende HR-Systeme eingebunden werden können.

Automatisierte Gehaltsabrechnung mit gesetzlicher Konformität

Digitale Gehaltsabrechnungssysteme automatisieren den gesamten Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung und stellen zudem durch die laufende Aktualisierung der Software die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher. Diese Systeme ermöglichen eine präzise Berechnung von Steuern und Abgaben, die Verwaltung von Überstunden und die Erstellung detaillierter Lohnabrechnungen. Moderne und leistungsstarke kaufmännische Komplettlösungen erlauben es oftmals außerdem, Löhne und Gehälter online abzurechnen. Der große Vorteil ist in diesem Fall, dass alle kaufmännischen Aufgaben im Betrieb, von der Buchhaltung über die Personalverrechnung bis zur Warenwirtschaft, mit nur einer einzigen Software erledigt werden können.

Sicheres Dokumentenmanagement für moderne Personalabteilungen

Digitale Personalakten sorgen für eine zentrale und sichere Ablage für alle Mitarbeiterdokumente im Unternehmen. So kann etwa die Personalabteilung bei einer internen Beförderung schnell und unkompliziert auf alle relevanten Unterlagen wie Leistungsbeurteilungen und Zertifikate zugreifen, ohne lange in den Papierakten suchen zu müssen. Überdies gewährleisten digitale Personalakten eine hohe Datensicherheit und erleichtern dadurch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Bekannte Software-Lösungen wie Personio oder kiwiHR sind führend in diesem Bereich und unterstützen Unternehmen maßgeblich bei der Digitalisierung ihrer HR-Prozesse.

Digitale Schulungen für effektive Mitarbeiterweiterbildung

Die betriebliche Weiterbildung schafft für Unternehmen gute Chancen im Kampf gegen den Fachkräftemangel. E-Learning-Plattformen spielen dabei eine wichtige Rolle, da sie einfach zugängliche Schulungsmöglichkeiten versprechen und es den Mitarbeitern unabhängig von Zeit und Ort erlauben, neue Fähigkeiten zu erlernen und ihr Wissen zu erweitern. Dies geschieht zudem meist zu wesentlich günstigeren Preisen als bei traditionellen Schulungsmethoden. Bekannte Plattformen wie LinkedIn Learning, Coursera und Udemy offerieren eine breite Palette an Kursen, die auf die Bedürfnisse der modernen Arbeitswelt zugeschnitten sind.

Tools zur Förderung der Mitarbeiterzufriedenheit und -Bindung

Es gibt viele Möglichkeiten, wie sich das Betriebsklima optimieren lässt. Eine der besten sind Mitarbeiter-Engagement-Plattformen, denn diese Tools ermöglichen es Unternehmen, regelmäßig Feedback von ihren Mitarbeitern zu sammeln und darauf basierend Verbesserungen umzusetzen. Durch anonyme Umfragen können Führungskräfte Einblicke in die Stimmung im Team gewinnen und gezielt Maßnahmen ergreifen, um das Arbeitsumfeld zu verbessern. Zu den größten Vorteilen, die sich durch die Nutzung solcher Plattformen ergeben, zählen hauptsächlich eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und dadurch in weiterer Folge eine stärkere Bindung an das Unternehmen.

Wichtig: Das Portal personal-wissen.net stellt lediglich eine allgemeine Informationsplattform dar. Konkrete Anfragen von Lesern können nicht beantwortet werden, da es sich dabei um Rechtsberatung handeln würde. Falls Sie eine individuelle Rechtsfrage haben sollten, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an die Rechtsabteilung Ihrer Firma. Vielen Dank für Ihr Verständnis.