Unternehmen greifen vermehrt zu Softwareprogrammen, um sowohl ihre Prozesse als auch Strukturen effizienter zu gestalten. Gleichzeitig bringt dieses Vorgehen den Vorteil, dass alle Angestellten mit denselben Programmen arbeiten. Wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt, muss er in erster Linie nur in die Software eingearbeitet werden, um über denselben Wissensstand wie seine Kollegen zu verfügen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch andere Ressourcen wie Geld, Energie und Arbeitskraft. Doch was für kleine Helfer des Alltags sind das, die eine schnelle Einarbeitung in einem Unternehmen unterstützen?
Buchhaltungsprogramme
Die Buchführung gehört zum Alltagsgeschäft in Firmen – egal, ob es sich um ein Ein-Mann-Unternehmen, einen mittelständischen Betrieb oder einen großen Konzern handelt. Sie alle sind gesetzlich dazu verpflichtet, entweder eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder eine doppelte Buchführung plus Bilanz anzufertigen und diese dem Finanzamt am Ende des (Geschäfts-)Jahres zu übermitteln.
Damit die Vorgehensweise immer einheitlich ist und der Arbeitsablauf vereinfacht wird, greifen Firmen zu Buchhaltungsprogrammen. Diese automatisieren die einzelnen Prozesse, wie:
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen
- Angebotserstellung
- Mahnwesen
- Retouren
- Einnahmen-Überschuss-Rechnung
- Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
- v.m.
Sogenannte Cloud-Lösungen ermöglichen es Unternehmen außerdem, von überall auf der Welt auf die hinterlegten Daten zugreifen zu können. Rechnungen, Quittungen etc. können ebenfalls von außerhalb eingespeist werden. Für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist es wichtig, dass das Produkt über eine hohe Nutzerfreundlichkeit verfügt. Darauf sollten Unternehmen daher unbedingt achten. Je schneller die Angestellten wissen, was sie zu tun haben, umso weniger Fehler passieren.
Wer sich nun fragt, welche Buchhaltungssoftware die Richtige für das eigene Unternehmen ist, dem raten wir, einen Blick auf diesen detaillierten Ratgeber zu werfen. Er beantwortet sechs sehr wichtige Fragen und hilft Unentschlossenen dabei, sich einen Überblick über die Thematik zu verschaffen.
Kunden kennenlernen – Mitarbeiter in CRM-Programme einarbeiten
Hinter einem CRM versteckt sich nichts Geringeres als Customer-Relationship-Management – die Basis für eine gute Kundenbetreuung. Eine dazugehörige Software ermöglicht es Unternehmen, auf die Bedürfnisse der bereits vorhandenen Bestandskunden einzugehen und ihr Kaufverhalten zu analysieren. Gleichzeitig hilft das Programm dabei, Neukunden von dem eigenen Produkt oder der eigenen Dienstleistung zu überzeugen. Dank eines CMR-Systems behält man bei folgenden Bereichen stets den Überblick:
- Presseverteiler
- Ansprechpartner-Verwaltung
- Vertrieb
- Marketing
- Kundenservice
Wer alle Informationen sammelt, kann ein zielgruppenspezifisches Marketing durchführen und dadurch seine Umsätze steigern. Gleichzeitig ist eine Softwarelösung ebenfalls ideal, wenn es darum geht, neue Mitarbeiter mit dem Kundenstamm vertraut zu machen. Sie erhalten auf einen Blick eine Übersicht über alle relevanten Abnehmer, Vertragspartner und Konsumenten.
Warenwirtschaftssysteme – neue Angestellte mit dem eigenen Sortiment bekannt machen
Ein Warenwirtschaftssystem (kurz WaWi) ist ein praktisches Tool, um folgende Bereiche problemlos zu managen:
- Vertrieb
- Materialwesen
- Ein- und Verkauf
- Logistik
- Produktion
Unternehmen behalten durch ein WaWi den Überblick über alle Warenein- und ausgänge. Gerade für Betreiber eines Shops ist das enorm wichtig. Denn kein Kunde möchte ewig auf seine bestellte Waren warten – vor allem dann nicht, wenn es plötzlich zu Lieferschwierigkeiten kommt, die vorher nicht kommuniziert wurden. Eine Softwarelösung behält stattdessen jede Verkaufsplattform im Blick und meldet, wenn eine Ressource zur Neige geht.
Wer neue Mitarbeiter einarbeiten will, kann diesen mit einem CRM-System innerhalb von wenigen Klicks begreifbar machen, über welches Sortiment er verfügt. Gute Softwarelösungen sind zudem auch von Berufsanfängern gut händelbar. Dadurch geht die Einarbeitung schneller vonstatten, ohne dass der Vorgesetzte befürchten muss, dass allzu viel schiefgehen kann.
Vorlagen sorgen für Einheitlichkeit
Schwierigkeiten lassen sich außerdem durch vorgefertigte Dokumente vermeiden. Das ist für neue Mitarbeiter während der Einarbeitung sehr hilfreich. Denn dadurch, dass alle Angestellten dieselben Vorlagen verwenden, kann im Grunde genommen nichts mehr schief gehen. Doch welche lohnen sich für Unternehmen:
- Rechnungsvorlagen
- Angebotsvorlagen
- Vordrucke für Business- bzw. Finanzpläne
- Quittungen
- Folien für Präsentationen
Selbstverständlich gibt es noch viele weitere Vorlagen, die den Unternehmensalltag deutlich erleichtern. Auf personal-wissen.de finden Interessierte diese in der gleichnamigen Kategorie Vorlagen/Checklisten. Tipp: Im Idealfall sollten alle Vorlagen mit dem eigenen Corporate Design ausgestattet werden. Dies erhöht den Wiedererkennungswert.
Wichtig: Das Portal personal-wissen.net stellt lediglich eine allgemeine Informationsplattform dar. Konkrete Anfragen von Lesern können nicht beantwortet werden, da es sich dabei um Rechtsberatung handeln würde. Falls Sie eine individuelle Rechtsfrage haben sollten, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an die Rechtsabteilung Ihrer Firma. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
