Reisekostenabrechnung – so geht’s richtig

Bei einer Reisekostenabrechnung geht es um eine Zusammenstellung aller Kosten, die einem Unternehmen durch eine Geschäftsreise entstanden sind. Damit Sie Ihren Mitarbeitenden alle Kosten, die während einer Dienstreise angefallen sind, steuerfrei erstatten und als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen können, müssen Sie entstandene Reisekosten korrekt abrechnen. Wie das geht und worauf Sie bei der Abrechnung achten müssen, lesen Sie im Folgenden.

Was gilt als Geschäftsreise?

Bevor Sie Ihre Reisekosten oder die Ihrer Mitarbeiter abrechnen können, müssen Sie zuerst sichergehen, dass es sich bei der Reise tatsächlich um eine Dienstreise handelt. Als Geschäftsreise gilt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit, die außerhalb der Wohnung und der festen Arbeitsstätte des Reisenden stattfindet. Beispiele für Dienstreisen sind:
• Kundenbesuche außerhalb der Stadtgrenze
• Fahrten zu anderen Firmenstandorten
• Reisen zu Kongressen, Messen, Tagungen
• Fortbildungen
• Forschungsreisen

Welche Arten von Reisekosten lassen sich abrechnen?

Bei einer beruflich bedingten Reise fallen verschiedene Kosten an, von denen sich einige als Betriebsausgaben abziehen und damit bei der Steuer berücksichtigen lassen. Kosten für den Dienstwagen gehören beispielsweise nicht zur Reisekostenabrechnung, weil diese bereits anderweitig abgerechnet und versteuert werden. Die folgenden Kosten lassen sich hingegen bei der Reisekostenabrechnung aufführen:

Fahrtkosten

Zu den Fahrtkosten einer Geschäftsreise zählen alle Kosten, die bei der Hin- sowie Rückfahrt zum Zielort anfallen. Auch wenn vom Zielort aus weitere Fahrten notwendig sind, können die Kosten dafür als Reisekosten abgerechnet werden. Das gilt für Fahrten mit dem Zug und weiteren öffentlichen Verkehrsmitteln, mit dem Taxi, Mietwagen oder privaten Pkw sowie auch für Reisen mit dem Flugzeug – lediglich Fahrten mit dem Firmenwagen können in der Reisekostenabrechnung nicht berücksichtigt werden. In der Regel können Sie bei Fahrtkosten die volle Summe geltend machen, also beispielsweise den gesamten Ticketpreis für eine Zugfahrt. Bei Dienstreisen mit einem privaten Fahrzeug wenden Sie Pauschalsätze an. Hier ist zusätzlich zu beachten, dass die Reisezeit als Arbeitszeit zählt, da während der Autofahrt keine privaten Tätigkeiten erledigt werden können.

Wie werden Fahrtkosten abgerechnet?

Um Fahrtkosten per Reisekostenabrechnung abrechnen zu können, müssen für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxen und Flugreisen lediglich die Tickets oder Belege aufgehoben werden, damit die Kosten komplett erstattet werden können. Wenn Geschäftsreisende ein privates Auto nutzen, gibt es zwei verschiedene Pauschalen zur Abrechnung:
• Bei der Kilometerpauschale erhalten Mitarbeiter bei Geschäftsreisen 30 Cent pro gefahrenem Kilometer mit dem Auto oder 20 Cent pro Kilometer mit dem Motorrad oder Moped. Die Kilometerpauschale ist ein sehr simples Modell, der Reisende muss für die Abrechnung lediglich ein Fahrtenbuch mit entsprechenden Einträgen über die Kilometerstände führen.
• Beim Kilometersatz muss der Dienstreisende seine gesamten Kosten, die jährlich für den privaten Pkw anfallen, zusammenrechnen und durch die Anzahl der insgesamt gefahrenen Kilometer teilen. Daraus ergibt sich anteilig die Summe der Kosten für die gefahrene Strecke der Dienstreise. Die Kilometersatz-Methode ist deutlich aufwendiger als der Einsatz der Kilometerpauschale, kann sich aber besonders bei hochwertigeren Fahrzeugen lohnen, da sie oft ertragreicher ist.

Übernachtungskosten

Übernachten Mitarbeiter während ihrer Geschäftsreise auswärts, also beispielsweise in einem Hotel, einem Apartment oder einem Gästezimmer, listen sie die Kosten dafür in der Reisekostenabrechnung auf. Übernachtungskosten können in voller Höhe angegeben und über die Reisekostenabrechnung erstattet werden, sofern Belege wie die Hotelrechnung vorhanden sind.

Verpflegungsmehraufwand

Wer auf Geschäftsreise ist, versorgt sich in der Regel anders mit Lebensmitteln als zu Hause. Da hierbei meist höhere Kosten entstehen, kann ein Verpflegungsmehraufwand in der Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden. Zu diesem Mehraufwand gehören beispielsweise ein Frühstück beim Bäcker und ein Abendessen im Restaurant. Für die Abrechnung der Verpflegungskosten können Sie Pauschalen pro Tag ansetzen.

Wie wird der Verpflegungsmehraufwand abgerechnet?

Für die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwandes wird die folgende Pauschale angewendet:
• Ist der Mitarbeiter für mehr als 8 Stunden auf Geschäftsreise, erhält er eine Verpflegungspauschale von 14 Euro pro Tag.
• Ab 24 Stunden Dienstreise gilt eine Verpflegungspauschale von 28 Euro pro Tag.
• Auch für den Tag der Anreise sowie der Abreise werden pauschal 14 Euro pro Tag verrechnet.
• Wird der Mitarbeiter beispielsweise von einem Kunden zum Essen eingeladen, wird die Pauschale an diesem Tag um 40 Prozent gekürzt.
• Ist das Frühstück im Preis für das Hotelzimmer inklusive, reduziert sich die Pauschale an diesem Tag um 20 Prozent.
• Bei Dienstreisen ins Ausland gibt es je nach Zielort spezifische Verpflegungspauschalen.

Reisenebenkosten

Die Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten sind in der Regel die größten Kostenstellen einer Dienstreise. Daneben können weitere Reisenebenkosten anfallen. Zu diesen Reisenebenkosten gehören beispielsweise:
• Telefonkosten
• Trinkgelder
• Eintrittskarten für beruflich veranlasste Veranstaltungen und Messen
• Mautgebühren
• Parkgebühren
• Internetgebühren im Hotel
• Reise- und Gepäckversicherung
• Gepäckschließfächer
Für die Reisenebenkosten gibt es keine Pauschbeträge – alle Kosten, die per Rechnung oder Quittung belegt werden können, lassen sich in der Reisekostenabrechnung aufführen und entsprechend erstatten.

Welche Reisekosten werden nicht erstattet?

Nicht alle Kosten, die auf einer Dienstreise entstehen, können über die Reisekostenabrechnung erstattet werden. Zu den nicht erstattungsfähigen Reisekosten zählen beispielsweise Bußgelder durch Falschparken oder Schwarzfahren, Wellnessanwendungen und Getränke aus der Minibar im Hotel. Diese Kosten müssen Dienstreisende in der Regel selbst übernehmen.

So füllen Sie die Reisekostenabrechnung richtig aus

In der Regel erstellen die Mitarbeiter ihre Reisekostenabrechnung möglichst zeitnah nach der Geschäftsreise selbst. Folgende Angaben sollte die Abrechnung enthalten:
• Namen und ggf. Mitarbeiternummern aller Reisenden
• Beginn und Ende der Reise (Datum und Uhrzeit)
• Reiseziel (Land/Stadt)
• Reisezweck
• Auflistung aller Ausgabeposten + Kosten (inkl. Belege)
• Unterschriften aller Reisenden

Formale Vorgaben für eine Reisekostenabrechnung gibt es im Prinzip nicht. Sie können handschriftliche Listen erstellen, Reisekosten-Formulare aus dem Internet oder firmeninterne Vorlagen nutzen. Viele Unternehmen setzen auf eine digitale Reisekosten-Software, um den Überblick zu behalten und Tippfehler sowie die Berechnung falscher Pauschalen zu vermeiden.

Was ist zu tun, wenn es keine Belege gibt?

Im Idealfall lassen Dienstreisende sich für alle Ausgaben während der Reise einen Beleg ausstellen, den sie für die Reisekostenabrechnung sorgfältig aufbewahren. Trotzdem kann es passieren, dass Quittungen mal verloren gehen oder sich einige Kosten nicht per Rechnung belegen lassen. Vor allem Trinkgelder werden in der Regel nicht in Rechnungen aufgeführt. In solchen Fällen können Reisende auch Eigenbelege ausstellen. In diesen Eigenbelegen müssen sie ihre Ausgaben nachvollziehbar auflisten. Zudem muss es glaubhaft sein, dass es sich bei den Kosten um berufliche Aufwände handelt.

Reisekosten steuerlich geltend machen

Haben Sie oder Ihre Mitarbeiter eine vollständige Reisekostenabrechnung erstellt, gibt es zwei Möglichkeiten, die betrieblichen Reisekosten steuerlich abzusetzen:
• Ihre Mitarbeiter setzen ihre Reisekosten als Werbekosten in ihrer Einkommensteuererklärung ab.
• Sie als Arbeitgeber erstatten den Mitarbeitern die Reisekosten lohnsteuerfrei und setzen sie als Betriebsausgaben ab.
Damit das Finanzamt Ihre Reisekostenabrechnungen anerkennt, muss deutlich dargelegt werden, dass die Ausgaben im Rahmen beruflich bedingter Auswärtstätigkeiten entstanden sind. Entsprechend sollten alle Ausgaben gut dokumentiert und mit Quittungen belegt sein.

Wichtig: Das Portal personal-wissen.net stellt lediglich eine allgemeine Informationsplattform dar. Konkrete Anfragen von Lesern können nicht beantwortet werden, da es sich dabei um Rechtsberatung handeln würde. Falls Sie eine individuelle Rechtsfrage haben sollten, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an die Rechtsabteilung Ihrer Firma. Vielen Dank für Ihr Verständnis.