Aufbewahrungsfristen Personalwesen – So lang müssen Personalakten archiviert werden

Die Archivierung von Dokumenten spielt im Personalwesen eine wichtige Rolle. Die Personalakten dienen in erster Linie dazu Informationen zum Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer schriftlich festzuhalten, um bei Bedarf auf Daten und Angaben zurückgreifen zu können. Eine gesetzliche Regelung zu Inhalt und Form von Personalakten gibt es nicht. Wie Akten hinsichtlich Einträgen und Dokumenten gestaltet werden, bestimmen Arbeitgeber. Verbindliche Richtlinien gibt es hinsichtlich der Aufbewahrungsdauer. Scheiden Mitarbeiter aus dem Unternehmen aus, müssen Daten archiviert werden. Nachfolgend werden Fristen und die sichere Datenvernichtung thematisiert.

Die Verjährungsfrist von Personalakten

Aufgrund der Tatsache, dass nach § 195 BGB die regelmäßige Verjährungsfrist von Ansprüchen ehemaliger Arbeitnehmer erst nach drei Jahren endet, müssen Personalakten dementsprechend gleichermaßen lange aufbewahrt werden. Grund können zum Beispiel Schadenersatzansprüche sein. Arbeitsrechtliche Ansprüche, wie zum Beispiel die Aushändigung eines Arbeitszeugnisses, verjähren ebenfalls nach drei Jahren. Grundsätzlich hängt die Frage, wie lange eine Personalakte aufbewahrt werden muss, aber davon ab, welche Unterlagen darin enthalten sind.

Beispielsweise endet die Verjährungsfrist für Versorgungsansprüche erst wesentlich später. Geht es zum Beispiel um Ansprüche der Altersvorsorge in Bezug auf eine Pensionskasse, beträgt die Verjährungsfrist 30 Jahre. Solange sollten die dazu bestehenden Unterlagen vom Betrieb aufbewahrt werden. Entscheidend zur Ermittlung des exakten Fristendes ist § 199 BGB. Demnach beginnt die Verjährungsfrist im genannten Fall erst am Jahresende des Jahres, in dem der betroffene Angestellte aus dem Unternehmen ausscheidet.

Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren ist bindend, wenn in der Personalakte Dokumente zum Steuerrecht zu finden sind. Dies ist die gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht im Rahmen des Steuerrechts. Damit wird gewährleistet, dass Steuerbehörden sowie Sozialversicherungsträger bei Betriebsprüfungen oder Lohnsteuer-Außenprüfungen auf die Dokumente zugriefen können. Vorsicht geboten ist auch bei Lohnunterlagen, welche in Bezug auf betriebliche Gewinnermittlungen wichtig sind. Derartige Unterlagen unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen in der Kurzübersicht:

Ratsam ist die Aufbewahrung von Personalakten von mindestens zehn Jahren. Und auch wenn der Gesetzgeber nicht für alle Personalunterlagen eine verpflichtende Archivierungsfrist festlegt, so ist es dennoch sinnvoll, die Personalakte solange aufzubewahren, bis sämtliche juristischen Ansprüche verjährt sind. Anschließend ist die Vernichtung der Dokumente laut Bundesdatenschutzgesetz vorgeschrieben.

Aufbewahrung nach Bundesdatenschutzgesetz

Laut Bundesdatenschutzgesetz dürfen Personalakten nie für die Allgemeinheit zugänglich gemacht werden. Betriebe müssen für den entsprechenden Datenschutz sorgen, um das Persönlichkeitsrecht der Mitarbeiter zu gewährleisten. Jeder Arbeitgeber ist dazu verpflichtet eine unerlaubte Einsichtnahme in personenbezogene Daten durch Dritte zu verhindern. Dritte können in diesem Fall Kunden oder andere Mitarbeiter sein. Der Zugang zu Personalakten ist nur Vorgesetzten und Beschäftigten erlaubt, die unmittelbar für die Bearbeitung der Akten verantwortlich sind, wie es zum Beispiel in einer Personalabteilung üblich ist. Jede Person, die mit den Personalakten in Berührung kommt, muss über  Sicherheitsbestimmungen belehrt werden.
Eine weitere Vorschrift betrifft das Aufbewahren von Personaldaten an unterschiedlichen Betriebsstellen. Müssen, aus welchen Gründen auch immer, zum Beispiel Zeugnisse oder Abmahnungen an einer anderen Stelle gelagert werden wie die Stammakte, muss in ihr ein entsprechender Vermerk hinterlegt sein. Generell dürfen Personalakten ausschließlich mit der Erlaubnis des jeweiligen Mitarbeiters dupliziert werden. Weitere Informationen zum Thema Datenschutz haben wir separat erörtert.

Personalakten richtig vernichten

Ist die Aufbewahrungsfrist abgelaufen, darf die Personalakte keinesfalls ohne eine sichere Vernichtung im Papierkorb landen. Papierakten müssen zuverlässig vernichtet werden, damit sie nicht mehr wiederhergestellt werden können. Die DIN 66399 gibt den Rahmen für die sichere Datenträgervernichtung vor. Arbeitgeber müssen zur sicheren Vernichtung von Daten nicht nur beachten, dass für Maschinen zur Vernichtung von Dokumenten individuelle Anforderungen gelten, sondern es auch klare Vorgaben in Bezug auf den Ablauf der Vernichtung gibt. „Viele Aktenvernichter entsprechen heute der aktuellsten DIN-Norm und bieten ihren Nutzern damit den höchsten Sicherheitsstandard auf Grundlage von insgesamt sieben Sicherheitsstufen und sechs Materialklassifizierungen“, so die Erklärung eines Onlineangebots, das sich mit dem Test von unterschiedlichsten Aktenvernichtern beschäftigt. Die dazugehörigen Testberichte finden Sie hier unter aktenvernichter.org.

Um den Schutzbedarf zu ermitteln, muss die Zuordnung in einer der drei Schutzklassen erfolgen:

1. Schutzklasse 1: Schutzbedarf ist normal. Interne Daten, die für Gruppen bestimmt sind. Die negativen Auswirkungen bei unberechtigter Offenlegung wären begrenzt. Beispiel: Werbung, Kataloge.
2. Schutzklasse 2: Vertrauliche Daten, die für wenige Personen bestimmt sind. Die Auswirkungen für das Unternehmen bei unfreiwilliger Veröffentlichung wären erheblich. Beispiel: Anfragen, Aushänge, Memos, Personaldaten.
3. Schutzklasse 3: Geheime Daten mit wenig Zugriffsberechtigten. Die Folgen von unbefugter Veröffentlichung wären existenzbedrohend. Beispiel: Finanzdaten, Unterlagen zur Geschäftsleitung.
Grundsätzlich ist eine interne Aktenvernichtung bei sorgfältigen Datenschutzmaßnahmen zu bevorzugen. Denn umso weniger Zwischenstopps entsprechende Daten bis zur endgültigen Vernichtung zurücklegen, desto geringer das Risiko. Wer auf Nummer sicher gehen möchte, entscheidet sich für den sogenannten Microschnitt (Partikelschnitt). Dokumente werden dabei in extrem kleine Partikel zerschnitten, sodass eine Wiederherstellung unmöglich ist. Im Video wird ein beispielhafter Aktenvernichter der Firma IDEAL präsentiert, welche entsprechende Geräte mit Mikroschnitt-Technik anbietet:

Weitere Informationen zur DIN 66399 kann der IDEAL Infobroschüre entnommen werden.

Datenvernichtung durch Mitarbeiter

Im Bereich digitaler Daten gibt es Unterlagen, die Arbeitnehmer selbst löschen müssen. Der Arbeitgeber macht sich beispielsweise beim Löschen des E-Mail-Kontos des ausgeschiedenen Mitarbeiters ohne dessen Erlaubnis möglicherweise schadenersatzpflichtig, so ein Urteil des Oberlandesgerichts Dresden. Arbeitgeber sind deshalb gut beraten, Mitarbeiter an ihrem letzten Arbeitstag aufzufordern personenbezogene Daten aus dem gesamten Betriebssystem zu löschen.

Dazu zählen zum Beispiel:

• Private E-Mails
• Private Routen, die im betrieblichen Navigationssystem gespeichert sind
• Digitale Einträge auf dem PC (Eigene Dateien)
• Private Daten im Firmenhandy

Wichtig: Das Portal personal-wissen.net stellt lediglich eine allgemeine Informationsplattform dar. Konkrete Anfragen von Lesern können nicht beantwortet werden, da es sich dabei um Rechtsberatung handeln würde. Falls Sie eine individuelle Rechtsfrage haben sollten, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an die Rechtsabteilung Ihrer Firma. Vielen Dank für Ihr Verständnis.