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Das Büro digitalisieren – So geht es richtig

Wie Sie richtig Ihr Büro digitalisieren
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Schon seit ein paar Jahren wird das papierlose Büro als großes Ideal angesehen. Doch noch immer tun sich viele Firmen und Angestellte schwer damit, die ersten Schritte in diese Richtung zu gehen. Hier in diesem Artikel beleuchten wir die wichtigsten Tipps, mit denen die Umstellung effektiv gelingen kann. So steht dem Weg in die Zukunft schon bald nichts mehr im Wege.

Die Planung vorab

Wenn wir uns dem Problem der Digitalisierung stellen, sollten wir uns nicht kopflos in das Projekt stürzen. Stattdessen benötigt auch die Umwälzung des eigenen Büros eine klare Struktur. Zunächst stellt sich die Frage, welche Geschäftsprozesse in der Zukunft überhaupt vollständig digital ablaufen können. Eine Grenze setzen in diesen Tagen vor allem offizielle Dokumente, die meist noch in Papierform eingereicht werden müssen.

Zugleich benötigen wir eine gewisse IT-Infrastruktur, um das Projekt nach vorn bringen zu können. Genau jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um einen neuwertigen Rechner an den Start zu bringen und sich Gedanken über die Speicherung aller Dateien zu machen. So steht die grundlegende Struktur, wenn es schließlich an die ersten Arbeitsschritte geht.

Effektive Digitalisierung

Nun stehen wir vor der Herausforderung, dass unsere Akten in der Vergangenheit noch in Papierform abgelegt wurden. Doch auch dieses Archiv kann störend sein, zum Beispiel aus praktischen Platzgründen. Viele Firmen machen sich deshalb daran, das Material aus den letzten Jahren zu digitalisieren. Anstatt sich einfach mit diesem Berg auseinanderzusetzen, muss zunächst ein System etabliert werden. Ein einfacher Stempelcode kann dabei helfen, die einzelnen Papiere zu einem späteren Zeitpunkt ohne Mühe zuzuordnen. Passende Angebote sind zum Beispiel auf Stempelfactory.de zu finden.

Zum anderen ist ein hochwertiger Scanner notwendig, um diese Arbeit schnell bewältigen zu können. Hierfür ist es von Vorteil, wenn das Gerät über einen automatischen Einzug verfügt. So müssen wir nur noch einen Stapel von Akten in Position bringen und im Vorfeld prüfen, dass keine Klammern mehr darin enthalten sind. Die gesamte Arbeitszeit, die mit dem Vorhaben verbunden ist, kann sich auf diese Art und Weise stark verkürzen.

Die passende Software einsetzen

Wie organisieren wir die vielen neuen Dateien, welche die Digitalisierung des Büros mit sich bringt? Auch diese Frage sollte besser zu einem frühen Zeitpunkt beantwortet werden. In manchen Firmen mag es eine interne Lösung geben, die sich für den Zweck eignet. Andere Angestellte müssen sich selbst Gedanken dazu machen, wie sie die große Flut an Daten gut bewältigen können.

Hierfür bietet es sich an, ein Ordnersystem zu etablieren. Dies kann zum Beispiel chronologisch geordnet sein. Auf diese Weise ist zu jedem beliebigen Zeitpunkt die Chance geboten, mit wenigen Klicks auf das gesuchte Dokument zuzugreifen. Entscheidend dafür bleibt natürlich die Konsequenz, mit der wir die neue Idee in die Tat umsetzen.

Eine Cloud-Lösung verwenden

So stellt sich nur noch die Frage, wie wir bequem auf die vielen Dateien effizient zugreifen können, die wir für die tägliche Arbeit benötigen. In dem Fall bietet es sich natürlich an, die Dienste einer Cloud in Anspruch zu nehmen. Sie hält die Chance bereit, von jedem beliebigen Endgerät aus auf alle erforderlichen Dokumente zugreifen zu können. Nicht zuletzt für das Homeoffice handelt es sich hierbei um einen immensen Vorteil.

Auf der anderen Seite unterscheidet sich auch die Qualität einer Cloud stark voneinander. Aus dem Grund ist es von Bedeutung, sich im geschäftlichen Bereich ein paar Gedanken zur Absicherung zu machen. Mit welchen Technologien sorgt der Betreiber für die Sicherheit der abgelegten Dokumente? Und wo befinden sich die Server genau, auf denen diese in der Folge gespeichert sind? Nachdem diese Fragen beantwortet wurden, ist die Etablierung mit einem guten Gewissen möglich.

Wichtig: Das Portal personal-wissen.net stellt lediglich eine allgemeine Informationsplattform dar. Konkrete Anfragen von Lesern können nicht beantwortet werden, da es sich dabei um Rechtsberatung handeln würde. Falls Sie eine individuelle Rechtsfrage haben sollten, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an die Rechtsabteilung Ihrer Firma. Vielen Dank für Ihr Verständnis.