Firmenwagen, Dienstwagen, Geschäftsfahrzeug. Verschiedene Begriffe werden für ein und dieselbe Sache benutzt: ein Kfz, das auf einen Betrieb zugelassen ist und zum Betriebsvermögen gehört. Teils ist ein Firmenfahrzeug unerlässlich, wie etwa bei Handwerksbetrieben, teils werden sich neben praktischen auch steuerliche und geldwerte Vorteile von einem Firmenwagen versprochen.
Vorteil für Mitarbeiter und Betrieb
Wenn man von den Dienstwagen mit Chauffeur, der hochrangigen Mitarbeitern von Behörden, Kommunen und Regierungen zur Verfügung gestellt wird, absieht, kann man hauptsächlich zwischen zwei weiteren Arten von Firmenwagen unterscheiden:
Größere Betriebe stellen ihren Mitarbeitern in der Regel ein Fahrzeug zur Verfügung, damit sie damit die Firma repräsentieren, ihre Aufgaben im Außendienst wahrnehmen können oder weil sie auf ein besonderes Fahrzeug wie einen Werkstattwagen angewiesen sind. Erlaubt der Arbeitgeber eine private Nutzung des Fahrzeuges, entsteht dem Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil. Dieser Vorteil wird nach der wirklichen privaten Nutzung oder der 1-%-Methode ermittelt. Er muss versteuert werden und unterliegt der Sozialversicherungspflicht. Zum geldwerten Vorteil werden auch die Fahrten zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte gerechnet.
Steuerlich dürfen vom geldwerten Vorteil Abzüge gemacht werden. Der unter Werbungskosten fallende Anteil der Fahrtkosten zur Arbeit kann wie ein Fahrtkostenzuschuss pauschal versteuert werden, Sozialversicherungsbeiträge entfallen hier. Die pauschale Lohnsteuer muss hier auch nicht unbedingt vom Arbeitnehmer getragen werden, der Arbeitgeber kann diese Steuerschuld übernehmen. Trägt der Mitarbeiter bei einem Firmenwagen einen Teil zur Anschaffung bei, mindert sich der geldwerte Vorteil ebenfalls. Laufende Unterhaltskosten wirken sich jedoch nicht mindernd aus.
Der Firmenwagen als Betriebsvermögen
Für Freiberufler und Einzelunternehmen dagegen lohnt sich oftmals die Anschaffung eines eigenen Geschäftsfahrzeuges nicht. Sie können auf die vom Gesetzgeber geschaffene Möglichkeit zurückgreifen, dass für die Nutzung eines Privatwagens eine Kilometerpauschale abgesetzt werden kann oder sie ein Fahrzeug auf ihr Unternehmen zulassen und es geschäftlich ebenso wie privat nutzen.
Damit ein Fahrzeug steuerrechtlich als Firmenwagen anerkannt wird und sämtliche Kfz-Kosten – von der Anschaffung über Betriebskosten bis zu Reparaturen und Abschreibung als Betriebsausgaben – abgesetzt werden können, gelten verschiedene Kriterien:
- Das Fahrzeug muss immer zum steuerlichen Betriebsvermögen gehören.
- Bei einer betrieblichen Nutzung von mindestens 10 %, aber nicht mehr als 50 %, ist die Einordnung zum Betriebsvermögen eine Kann-Regelung.
- Beträgt die geschäftliche Nutzung mehr als 50 %, muss ein PKW dem Betriebsvermögen zugeschrieben werden.
Ein Fahrtenbuch trennt Geschäftsfahrten und Privates
Die Nutzungsanteile getrennt nach privat und geschäftlich können durch ein Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Der Gesetzgeber sieht hier Mindestangaben vor, die unbedingt einzuhalten sind. Das Datum und der Kilometerstand bei Beginn der Fahrt, bei Unterbrechungen und am Ende der Fahrt sind jeweils aufzuschreiben. Erforderlich sind weiter das Reiseziel, der Anlass der Fahrt und die besuchten Geschäftspartner.
Ein-Prozent-Regelung und Schätzung beim Firmenwagen
Wem diese Regelung zu umständlich erscheint, kann auf die 1-%-Methode wechseln, allerdings nicht während des laufenden Jahres. Diese steuerliche Anrechnung heißt deshalb 1-%-Regelung, weil für die private Nutzung monatlich 1 % des auf volle Hundert abgerundeten Bruttolistenpreises, der zum Zeitpunkt der Erstzulassung gegolten hat, versteuert werden muss. Fallen Fahrten zwischen Betriebsstätte und Wohnung an, so sind weitere 0,03 % des betreffenden Bruttolistenpreises zu versteuern.
Eine weitere Möglichkeit wäre die Schätzung durch die Steuerbehörde. Allerdings wären hier beim Eintreten eines Verkehrsunfalles oder beim Verkauf des Fahrzeugs Entschädigungs- bzw. Erlössummen voll dem Betriebsvermögen zuzurechnen. Deshalb wird auf diese Möglichkeit in der Praxis selten zugegriffen.
Welche Lösung für den steuerlichen Ansatz beim Firmenwagen wirklich vorteilhaft ist, lässt sich im Einzelfall durch die Hinzuziehung eines Steuerberaters klären.
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