Digitale Personalakte – Wichtige Regeln und nützliche Tipps

Papier war gestern: Kaum ein Unternehmen setzt heute noch auf raumgreifende Aktenschränke, in denen die dienstlichen Informationen über Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus Hunderten von Hängeakten quellen. Die moderne Unternehmensstruktur sieht die digitale Archivierung aller für das Arbeitsverhältnis relevanten Informationen vor, da auf diese Weise Zeit gespart, Wege verkürzt und firmeninterne Abläufe erleichtert werden können. Es gibt jedoch einige  Gesichtspunkte, die beim Umstellen auf die digitale Personalakte berücksichtigt werden sollten.

Arbeitsverträge, Leistungsbeurteilungen, Zeugnisse und Bewerbungen: Neben allgemeineren Angaben zu Renten- und Krankenversicherung werden in den Personalakten eines Unternehmens vor allem jene Informationen zusammengetragen, die explizit in Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis der Mitarbeiter stehen. Die planmäßige Archivierung dieser Unterlagen durch ein spezifisch konfiguriertes EDV-System erfolgt in vielen Teilen des Landes bereits seit dem Jahre 1995, in welchem das Bundesfinanzministerium erstmalig Kriterien formulierte, die entsprechende elektronische Dokumente erfüllen müssen. Dazu gehören unter anderem die absolute Transparenz beim Umgang mit empfindlichen Daten und das Einverständnis aller Mitarbeiter zur digitalen Personalakte, so der Rechtsanwalt Dr. Ivo Geis in seinem Artikel zum Thema „Die digitale Personalakte – rechtliche Aspekte“.

Das wichtigste Kriterium: Der Datenschutz

Bei der digitalen Version der Personalakte gelten laut Bundesdatenschutzgesetz andere Vorschriften als für die traditionelle Papierakte. So benötigt der Arbeitgeber, um eine digitale Personalakte erstellen zu dürfen, eine schriftliche Einwilligung seiner Mitarbeiter. Diese Vorschrift entfällt nur dann, wenn die Zustimmung bereits Teil des bestehenden Arbeitsvertrags ist oder wenn der Betriebsrat eines Unternehmens die digitale Personalakte per Erlass für alle Arbeitnehmer gleichzeitig beschließt. Ferner sind die Mitarbeiter eines Unternehmens dazu berechtigt, auf eigenen Wunsch Einsicht in ihre digitale Personalakte zu nehmen und falsche Informationen mit sofortiger Wirkung vom Arbeitgeber sperren zu lassen, bis diese überprüft wurden.

Eine weitere Frage des Datenschutzes betrifft die Wahl zwischen einer Cloud- und einer Inhouse-Installation, die jeweils von der Größe und Organisationsstruktur des Unternehmens sowie auch von den individuellen Anforderungen und der IT-Infrastruktur vor Ort abhängig ist. In jedem Fall sollte sichergestellt sein, dass die sensiblen Mitarbeiterdaten gut verschlüsselt sind und sowohl rechts- als auch revisionssicher für einen langen Zeitraum abgelegt werden können. Darüber hinaus sollten die Zugriffsrechte klar definiert sein. Eine weitere wichtige Frage betrifft den Digitalisierungsprozess selbst: Bei kleineren Betrieben kann dieser zwar durchaus von qualifizierten Mitarbeitern der Personalabteilung durchgeführt werden, doch insbesondere für mittelständische und große Unternehmen bietet es sich an, die Digitalisierung von entsprechend geschulten Spezialisten durchführen zu lassen.

Die Vorteile von digitalen Personalakten, die von entsprechenden Anbietern angelegt wurden, liegen auf der Hand: Scan-Spezialisten wie beispielsweise die SAGA GmbH verfügen nicht nur über höchste Sicherheitsstandards den Datenschutz betreffend, sondern verwenden zur Digitalisierung der Papierakten ausschließlich die neuesten Scan-Techniken. Auf diese Weise können auch handschriftliche Notizen sowie Informationen von stark beschädigten Dokumenten lückenlos und originalgetreu übernommen werden. Darüber hinaus garantiert die SAGA GmbH mit verschiedenen Standorten in ganz Deutschland einen gesicherten Transport und die gesicherte Verwahrung der „ausgedienten“ Originale und berät die Unternehmen in der Auswahl der entsprechenden EDV-Systeme.

Digitale Personalakte  – nützliche Tipps zur Vorbereitung

Die Implementierung einer EDV-basierten Buchführung bedeutet für ein Unternehmen immer eine große Umstellung. Aus diesem Grund bietet sich dieser Zeitpunkt an, um neben der Digitalisierung auch weitere Veränderungen durchzuführen bzw. zu überlegen, wie das neue System am effektivsten zu gestalten ist.

Daher sollten im Vorfeld folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Sinnvolle Struktur: Zeitgleich mit der E-Akte sollte für eine sinnvolle Struktur der Dokumente gesorgt werden, welche die Kategorisierung (z.B. nach Weiterbildungsanträgen, Dienstvertrag, Elternzeit, Verpflegungskosten etc.) und somit das spätere Auffinden erleichtern.
• Prioritäten setzen & Speicherplatz sparen: Speziell für größere Unternehmen ist es häufig sinnvoll, nur die wichtigsten  Informationen wie Zielvereinbarungen, den Arbeitsvertrag oder Leistungsbeurteilungen zu scannen und den „Rest“ weiterhin in Papierform zu archivieren; neue Vorgänge hingegen werden von Anfang an vollständig elektronisch erfasst.
• Rollenkonzept: Im Sinne des Datenschutzes sollte in einem sogenannten „Rollenkonzept“ ganz genau festgelegt werden, wer Zugriff auf welche Informationen erhält.
• Breite Streuung: Die digitale Personalakte hat u.a. den Vorteil, dass hier nicht nur (wie bei der Papierakte) eine Person zurzeit, sondern mehrere Personen von unterschiedlichen Standorten aus Zugriff nehmen können. Aus diesem Grunde sollten jedoch auch alle im Unternehmen beteiligten Mitarbeiter in die entsprechende Planung einbezogen und entsprechend geschult werden.
• Spezifikation & Testphase: Die Digitalisierung sollte keinesfalls übereilt werden: Es muss ausreichend Zeit für eine genaue Spezifikation eingeplant und das System sollte eingehend getestet werden, bevor es vollständig eingesetzt wird. Zu diesem Zweck sollten die Mitarbeiter einige Wochen lang über einen Testserver Zugriff auf ihre jeweilige Personalakte nehmen können, um sich mit dem System vorab vertraut zu machen.

Wichtig: Das Portal personal-wissen.net stellt lediglich eine allgemeine Informationsplattform dar. Konkrete Anfragen von Lesern können nicht beantwortet werden, da es sich dabei um Rechtsberatung handeln würde. Falls Sie eine individuelle Rechtsfrage haben sollten, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an die Rechtsabteilung Ihrer Firma. Vielen Dank für Ihr Verständnis.