Effizienz am Arbeitsplatz – gewusst wie

Effizienz – mit möglichst geringem Aufwand den größtmöglichen Erfolg sichern. Ein Weg für Faulenzer? Mitnichten! Effizienz am Arbeitsplatz ist eine kluge Strategie, seine Arbeitsleistung und sein Wohlbefinden gleichzeitig zu verbessern. Wer lernt Störfaktoren auszuschalten, sich nach Plan auf Etappenziele zu konzentrieren, der fällt selten Dauerstress zum Opfer. Effizienz am Arbeitsplatz ist zudem ein Weg der kleinen, leicht fallenden Schritte – der Erfolg wird ein großer sein.

Ein besseres Selbstmanagement

Natürlich fängt Effizienz am Arbeitsplatz mit der Veränderung an, die wir für uns selbst schaffen. Dabei bleibt Spielraum für Individualität, denn das Arbeiten nach ganz persönlichen Bedürfnissen trägt zum Gelingen bei. Wer seinen eigenen Rhythmus finden darf und kann, ist motivierter als der, der durch starre Vorschriften reglementiert ist. Es lohnt sich also hinzusehen, welcher Typ man ist:

Braucht man morgens Anlaufzeit, dann werden einfache Arbeiten, die aber nicht vom großen Ganzen ablenken, erledigt. Wer bereits um acht Uhr voller Energie steckt, nimmt sich die kniffligen und umfangreichen Aufgaben zuerst vor. Alles, was den Arbeitsfluss und somit die Effizienz am Arbeitsplatz stören könnte, wie das Lesen von E-Mails, wird in die Zeit vor der Mittagspause oder gegen Arbeitsende verlegt. So schweifen die Gedanken in der Kernarbeitszeit nicht ab, weil man sich mit womöglich unerfreulichen Nachrichten beschäftigt.

Ein klar definierter Arbeitsplatz

Unnötige Suchereien in den Schubladen, womöglich ein Verlassen des Raumes, weil der Nachschub an Druckerpapier woanders lagert, eine neue Druckpatrone überhaupt nicht mehr vorrätig ist, das sind Hindernisse, die man sich selber in den Weg legt. Sie verhindern leider zuverlässig jede Effizienz am Arbeitsplatz. Wird für den Schreibtisch-Check und das Auffüllen von Büromaterial ein fester Termin im Tagesablauf eingebaut, vermeidet man, dass inmitten einer wichtigen Terminarbeit solche Kleinigkeiten Stress erzeugen. Hier können die Tageszeiten, an denen man seinen persönlichen Leistungsknick hat – später Vormittag, kurz nach der Mittagspause – genutzt werden.

Dass private Handys möglichst ungenutzt bleiben, versteht sich von allein. Ebenso das Surfen im Internet, soweit es nicht beruflich ist. Mit dem Ausschalten von Störfaktoren auf zwei Beinen, dem allzu redseligen Kollegen oder der umständlichen Kollegin, wird es schon schwerer. Hier trägt ebenfalls eine klare Definition zur Effizienz am Arbeitsplatz bei. Der kurze Plausch findet nur an der Kaffeemaschine statt, sind dringende Arbeiten zu erledigen, darf ruhig ein Hinweis „Nicht stören“ erfolgen. Rufumleitung oder Bandansage inklusive.

Sortieren und Delegieren

Ob Arbeitsstapel A, B oder C, die gute, alte Eisenhower-Methode oder das Postkorbschema. All diese Tricks funktionieren nach dem gleichen Prinzip: es wird klar unterschieden, was wann und von wem erledigt wird. Was wichtig und dringend ist, wird nur noch einmal in die Hand genommen und dann sofort abgearbeitet. Leuchtet die Deadline noch nicht auf, werden wichtige Arbeiten terminiert – und die Deadline zuverlässig eingehalten. Müssen Sie eine Aufgabe, die nicht warten kann, nicht unbedingt selbst übernehmen, geben Sie sie ab. Ist etwas weder wichtig noch eilig, dann stehen die Chancen gut, dass Sie sie in der Ablage P wie Papierkorb entsorgen dürfen.

Die wichtigen Arbeiten bekommen eine strenge Reihenfolge. Unangenehmes zuerst, auch wenn das hart ist. Es lohnt sich aber, weil schon der Gedanke daran ausbremsen kann. Also weg damit! Vielleicht hilft es Ihnen, kurze und längere Aufgaben zu mixen, damit die für Sie optimale Effizienz am Arbeitsplatz erreicht wird. Wichtig sind kurze Pausen, die keinesfalls vergessen werden dürfen. Ein paar Atemübungen am offenen Fenster, betont achtsames Trinken von Wasser oder die schon erwähnten Auffüllarbeiten verschaffen Erholung und stellen die Konzentrationsfähigkeit wieder her.

Den Arbeitstag strukturieren

Ein Timer, online oder der gute alte aus Papier, tragen ebenfalls zur Effizienz am Arbeitsplatz bei. Wichtige Termine wie Meetings, Supervision oder regelmäßig wiederkehrende Arbeiten werden so frühzeitig wie nur möglich eingetragen. Um diese Festtermine herum gebaut, finden aktuelle Aufgaben ihren Platz. Das klingt vielleicht erst einmal nach Zeitaufwand, nach Einschränkung und kleinlicher Buchführung. Dem ist aber nicht so. Ein genauer Plan schenkt Freiheit. Er spart Zeit und sorgt dafür, dass am Ende des Arbeitstages, am Ende der Arbeitswoche genau das geschafft wurde, was man sich vorgenommen hat.

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