Am 1. Januar 2014 trat eine umfassende Reform des Reisekosten- und Bewirtungsrecht mit vielen Neuerungen in Kraft, die für Unternehmen, Arbeitnehmer und Finanzämter gleichermaßen den Abrechnungsaufwand vereinfachen sollte. Im Oktober des gleichen Jahres publizierte das Bundesfinanzministerium (BFM) auf 62 Seiten ein ergänzendes Schreiben, denn es tauchten immer wieder neue und ungeklärte Fragen auf, die zur Verunsicherung vor allem bei Arbeitgebern und ihren Angestellten sorgten. Dieses Schreiben sollte unklare Punkte der Reform klarstellen, Details konkretisieren und nebenbei noch weitere Neuregelungen erläutern. Die Erläuterungen des BFM können auf der Webseite als PDF-Datei heruntergeladen werden. Eine Vielzahl von Fallbeispielen innerhalb des Textes soll helfen, die Vorschriften bei der Abrechnung zu verdeutlichen.
Reisekosten- und Bewirtungsrecht: das müssen Sie besonders berücksichtigen
1. Die Definition der „ersten Tätigkeitsstätte“ wurde um einige Klarstellungen ergänzt. Hat ein Arbeitnehmer zum Beispiel keine durch den Arbeitgeber definierte erste Tätigkeitsstätte, ist er außerhalb seiner Wohnung oder seines Hauses immer auswärts tätig.
2. Mehraufwendungen für Verpflegung – Dieser Punkt betrifft die Zusammenrechnung von Abwesenheitszeiten über eine oder mehrere Nächte in Bezug auf Verpflegungsmehraufwendungen, eine längere auswärtige Tätigkeit (Definition siehe hier) sowie eine Auswärtstätigkeit in bestimmten ausländischen Staaten.
3. Kürzungen der Verpflegungsmehraufwendungen im Falle von Mahlzeitengestellungen – Betroffen sind Mitarbeiter, denen der Arbeitgeber übliche Mahlzeiten zu einem maximalen Preis von 60 Euro inklusive Getränken und Mehrwertsteuer auf der Reise per Flugzeug, Schiff oder Eisenbahn stellt sowie Mitarbeiter, die Essensmarken bei auswärtigen Tätigkeiten erhalten oder in geschäftlich verbundenen Unternehmen bewirtet werden. Das Ergänzungsschreiben liefert zudem eine Definition von Mahlzeiten, z.B. Kuchen oder belegte Brötchen. Diese können ebenfalls zu einer Kürzung der allgemeinen Verpflegungspauschale führen. Laut einem weiteren Ergänzungsschreiben vom 19. Mai 2015 fallen Knabbereien wie Müsliriegel, Salzstangen oder Chips nicht unter den Begriff Mahlzeiten und führen deshalb auch nicht zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale.
4. Dieser Punkt regelt die doppelte Haushaltsführung, zum Beispiel bei gleichzeitigem Haupt- und Zweitwohnsitz in derselben Stadt. Hier wurde eine Höchstgrenze von 1.000 Euro festgelegt. Eventuelle Maklergebühren können aber als Werbungskosten geltend gemacht oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Sie fallen nicht unter die 1.000-Euro-Grenze.
5. Mit dem letzten Schreiben vom 19. Mai wurde auch bestätigt, dass die Sammelbeförderung von Mitarbeitern mit wechselnden Tätigkeitsstätten weiterhin steuerfrei bleibt (§ 3 Nr. 16 EStG statt bisher § 3 Nr. 32 EStG).
Weitere Neuerungen durch Lohnsteueränderungen
Das Jahressteuergesetz und die Lohnsteuer-Änderungsrichtlinien (LstÄR) für 2015 bringen für Arbeitgeber weitere bedeutende Änderungen bei der Abrechnung der Reisekosten und Bewirtung. Zu beachten ist außerdem, dass die Bestimmungen des neuen Schreibens ebenfalls rückwirkend zum 1. Januar 2014 in Kraft treten. Davon ausgenommen sind lediglich die Regeln für Mahlzeiten auf der Reise mit Flugzeug, Schiff oder Eisenbahn. Diese sind erst ab dem 1. Januar 2015 verbindlich.
Das nun gültige Reisekostenrecht ist insgesamt sehr komplex und erfordert eine längere und intensive Auseinandersetzung mit der Materie, um alle Einzelheiten berücksichtigen und korrekt erfassen zu können – hier wäre es hilfreich eine Seminar zu dem Thema zu belegen, z.B. über die Akademie Herkert. Ob damit das Ziel erreicht wird, die Abrechnung der Kosten zu vereinfachen, muss die nähere Zukunft zeigen.
Wichtig: Das Portal personal-wissen.net stellt lediglich eine allgemeine Informationsplattform dar. Konkrete Anfragen von Lesern können nicht beantwortet werden, da es sich dabei um Rechtsberatung handeln würde. Falls Sie eine individuelle Rechtsfrage haben sollten, wenden Sie sich bitte an einen Rechtsanwalt oder an die Rechtsabteilung Ihrer Firma. Vielen Dank für Ihr Verständnis.
