Die Fahrt zum Kunden, zum Lieferanten, zu einer Weiterbildung oder zu einer anderen Niederlassung sind ebenso wie der Besuch einer Messe oder Tagung Beispiele für Dienstreisen. Für Reisen, die beruflich motiviert sind, können die dadurch entstandenen Kosten als Reisekosten von der Steuer abgesetzt werden. Zu den Reisekosten gehört auch der Verpflegungsmehraufwand, der in der Steuer-Erklärung im Zusammenhang mit den Werbungskosten aufgeführt werden kann.
Steuerlich absetzbare Reisekosten
Zu den steuerlich absetzbaren Reisekosten gehören:
- Fahrtkosten
- Übernachtungskosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten
Steuerlich geltend gemacht werden können nur die Aufwendungen, die vom Arbeitnehmer selbst getragen werden. Kosten, die vom Arbeitgeber erstattet werden, müssen abgezogen oder in der Steuererklärung ausgewiesen werden.
Fahrtkosten
Bei den Fahrtkosten kommt es darauf an, ob sie durch die Nutzung des eigenen Fahrzeugs oder die Nutzung eines Dienstwagens entstanden sind.
Entstehen die Reisekosten durch die Nutzung des eigenen Fahrzeugs, wird für die Fahrten für jeden gefahrenen Kilometer eine Pauschale angesetzt. Die Höhe ist abhängig von der Art des Fahrzeugs.
- Für einen Pkw 30 Cent pro Kilometer
- Für ein Motorrad oder einen Motorroller 20 Cent pro Kilometer
- Für ein Moped, Mofa oder Elektrofahrrad 20 Cent pro Kilometer
Wer mit dem Fahrrad ohne Motor eine Dienstreise unternimmt, kann im Zusammenhang mit den Reisekosten keine Kilometerpauschale geltend machen. Sofern die angegebenen Kosten überschritten und durch Nachweise belegt werden können, können sie ebenfalls als Reisekosten steuerlich geltend gemacht werden. Bei der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln für Dienstreisen müssen entsprechende Einzelbelege für Bahn-, Bus- und Taxifahrten vorgelegt werden. Nachweisbare Angaben können in voller Höhe steuerlich geltend gemacht werden. Fahrstrecken, die mit dem Dienst- oder Firmenwagen zurückgelegt werden, sind in der Steuererklärung nicht werbungskostenabzugsfähig.
Übernachtungskosten
Steuerlich abzugsfähig sind nur die Übernachtungskosten, die tatsächlich durch eine Übernachtung in einem Hotel oder in einem anderen Beherbergungsbetrieb entstanden und nachweisbar sind. Das Finanzamt verlangt diesbezüglich Einzelnachweise, wobei Mahlzeiten nicht zu den Übernachtungskosten zählen und entsprechend in Abzug gebracht werden müssen, sofern sie auf Rechnungen aufgeführt sind.
Verpflegungsmehraufwand
Auch der Verpflegungsmehraufwand ist für die Steuer relevant. Mit Verpflegungsmehraufwand sind Mehraufwendungen für Essen und Trinken gemeint. Für den Verpflegungsmehraufwand sind in der Steuer-Erklärung pauschale Beträge vorgesehen, deren Höhe abhängig ist von der Dauer der Abwesenheit. Seit der Reisekostenreform im Jahr 2014 gelten nur noch zwei pauschale Sätze, die seit Beginn des Jahres 2020 erhöht wurden. Der Verpflegungsmehraufwand wird in der Steuer-Erklärung nun mit 28 Euro pro Tag unter der Voraussetzung beziffert, dass der Arbeitnehmer mindestens 24 Stunden von seiner ersten Tätigkeitsstätte und seiner Wohnung abwesend ist. Wer zwischen 8 und 24 Stunden abwesend ist, darf 14 Euro für den Verpflegungsmehraufwand von der Steuer absetzen, wobei auch der An- und Abreisetag als Verpflegungsmehraufwand von der Steuer abgezogen werden kann. Die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand sind verbindlich. Das bedeutet, dass trotz zusätzlicher Nachweise keine höheren Kosten geltend gemacht werden können.
Reisenebenkosten
Zu den Reisekosten zählen auch die Reisenebenkosten. Dazu gehören unter anderem die Kosten für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, beruflich motivierte Telefonate sowie der Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber und Geschäftspartnern sowie Parkplatzgebühren. Auch die Reisegepäckversicherung gehört zu den Reisenebenkosten ebenso wie durch Diebstahl bedingte Wertverluste oder ein unfallbedingter Schaden. Selbst Trinkgelder können durch das Ausstellen eines sogenannten Eigenbelegs steuerlich in Abzug gebracht werden. Auf dem Eigenbeleg sollten das Datum, der Ort sowie die Dienstleistung ausgewiesen sein.
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