Stellt der Arbeitgeber anstelle einer Gehaltserhöhung einen Dienstwagen in Aussicht, der auch privat genutzt werden darf, ist das ein reizvolles Angebot. Im Gegensatz zur Gehaltserhöhung, die steuerrechtlich als Einkommen angesehen wird, handelt es sich bei einem Firmenwagen um einen sogenannten geldwerten Vorteil, bei dem das Finanzamt ganz genau hinschaut. Warum das so ist, und für wen sich ein Dienstwagen lohnt – mehr dazu hier.
Der Firmenwagen ist ein zu versteuernder geldwerter Vorteil
Dienstwagen sind bei Arbeitgebern ein beliebtes Mittel, um qualifizierte Mitarbeiter an ein Unternehmen zu binden und zu motivieren. Manchmal sind Firmenwagen auch unverzichtbar, wenn es sich um eine Außendiensttätigkeit handelt. Eine andere Möglichkeit ist, das Fahrzeug mithilfe einer Gehaltsumwandlung zu finanzieren. Doch auch ein durch eine Gehaltsumwandlung finanziertes Fahrzeug ist ein geldwerter Vorteil. Auch der geldwerte Vorteil unterliegt, ebenso wie das Gehalt, grundsätzlich der Lohnsteuer und der Sozialversicherungspflicht. Anderes gilt lediglich für Firmenwagen, die nicht für den privaten Gebrauch geeignet sind, zum Beispiel Transporter, die nicht versteuert werden müssen.
Die steuerliche Behandlung des geldwerten Vorteils
Wer einen Firmenwagen fährt, hat als Steuerzahler zwei Wahlmöglichkeiten. Die erste Wahlmöglichkeit ist die Ein-Prozent-Pauschale. Das bedeutet, dass der geldwerte Vorteil für den Firmenwagen auf ein Prozent des inländischen Listenpreises festgelegt wird. Maßgeblich ist der Zeitpunkt der Erstzulassung. Danach spielt es also keine Rolle, welchen Preis der Arbeitgeber für den Wagen gezahlt hat. Liegt beispielsweise der Listenpreis bei 45.000 Euro, beträgt der geldwerte Vorteil monatlich 450 Euro. Dieser Betrag wird zum monatlichen Einkommen addiert, wobei der Gesamtbetrag die Grundlage für die Berechnung der Lohnsteuer ist. Zusätzlich werden für die Fahrten zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte für jeden Kilometer jeweils 0.03 Prozent berechnet und ebenfalls versteuert. Dem kann der Arbeitnehmer entgegenwirken, indem er sich an den Kosten für die private Nutzung beteiligt. Durch die Zuzahlungen an den Arbeitgeber kann der Wert des geldwerten Vorteils reduziert werden.
Es gibt noch eine zweite Möglichkeit, den geldwerten Vorteil zu berechnen, durch die Verwendung eines Fahrtenbuches. Bei der Protokollierung wird zwischen Dienstfahrten und Privatfahrten differenziert. Bei Dienstfahrten wird neben dem Datum und dem Reiseziel der Kilometerstand zu Beginn und am Ende einer Dienstfahrt vermerkt, während bei Privatfahrten die jeweilige Kilometerangabe ausreicht. Der Wert der Privatnutzung muss dann vom Arbeitnehmer versteuert werden.
Gehaltsverhandlung – für wen sich ein Firmenwagen lohnt
Abschließend stellt sich die Frage, welche Regelung für den Arbeitnehmer vorteilhafter ist, das Fahrtenbuch oder die Ein-Prozent Regel. Dafür gibt es eine einfache Grundregel. Je kürzer der Arbeitsweg ist, und je weniger der Dienstwagen kostet, umso niedriger ist die Besteuerung des geldwerten Vorteils. Das bedeutet, dass sich die Ein-Prozent-Regel für diejenigen lohnt, die den Firmenwagen zu mindestens 30 Prozent privat nutzen. Wer das Fahrzeug nur wenig privat nutzt, sollte sich für das Fahrtenbuch entscheiden.
Tatsächlich hat der Firmenwagen im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung das Nachsehen, da der Arbeitnehmer zusätzlichen Aufwand hat. Lukrativ ist der Dienstwagen vor allem für den Arbeitgeber, der das Bruttogehalt einschließlich der Lohnnebenkosten in Höhe des geldwerten Vorteils des Firmenwagens senken kann. Bei Kauf eines Neuwagens erhält der Arbeitgeber die Umsatzsteuer zurück und kann Anschaffung und Unterhaltskosten für das Fahrzeug als Betriebsausgaben abschreiben. Ein Firmenwagen lohnt sich für Arbeitnehmer nur dann, wenn sie im Job viel unterwegs sind, sodass das Fahrzeug wirklich gebraucht wird. Regelmäßig übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Anschaffung, Versicherung, Zulassung, Reparaturen, Inspektionen, Sommer- und Winterreifen, TÜV- und Abgasprüfung sowie für den Sprit. Arbeitnehmer sollten deshalb bei einer Gehaltsverhandlung klug abwägen, welche Variante die bessere ist – der Firmenwagen oder die Gehaltserhöhung.
Die Kosten eines Firmenwagens einfach berechnen
Oft ist es gar nicht einfach, zwischen Ein-Prozent-Pauschale oder Fahrtenbuch zu wählen. Für eine fundierte Entscheidung sind Fakten und Zahlen unerlässlich. Allerdings ist es mitunter recht anspruchsvoll, die exakte Höhe des geldwerten Vorteils und der entsprechenden Steuerlast zu errechnen. Gerade wenn Ausnahmen ins Spiel kommen, wird die Berechnung komplizierter. So werden beispielsweise Hybrid- und Elektroautos anders bewertet als Verbrenner. Auch für Arbeitnehmer, die ihren Firmenwagen überwiegend privat nutzen, ist die Berechnung komplexer.
Hier können Berechnungstools helfen, die in Sekundenschnelle die genaue Höhe des geldwerten Vorteils ausrechnen. Vertrauen sollte man hier optimalerweise auf Firmenwagen-Rechner bewährter Anbieter. Unternehmen aus dem Steuer- und Buchhaltungsbereich halten ihre Rechner auf dem neuesten Stand und berücksichtigen aktuelle Gesetzesänderungen umgehend. Die Handhabung ist benutzerfreundlich und denkbar einfach. So benötigt beispielsweise der Firmenwagen-Rechner der Firma Lexware lediglich Angaben zu Antriebsart, Bruttolistenpreis, Arbeitsweg und Steuersatz. Aus diesen Daten wird neben dem geldwerten Vorteil auch die individuelle monatliche und jährliche Steuerlast nach der Ein-Prozent-Regel berechnet.
Besonders praktisch: eine Vergleichsmöglichkeit zum Fahrtenbuch. Hier wird der Anteil der privaten Nutzung ebenso mit einbezogen wie die jährlichen Kosten für Reparaturen, Benzin, Kfz-Steuer und Kfz-Versicherung. Anhand einer übersichtlichen Gegenüberstellung lässt sich unkompliziert ablesen, welche Option der Firmenwagen-Nutzung finanziell attraktiver ist. Mit diesen Informationen kann anschließend eine fundierte und faktenbasierte Entscheidung getroffen werden.
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